タイムシート締日以降、タイムシートの承認状態を確認して、タイムシートをロックします。
タイムシートをロックすると、従業員はその月のタイムシートを変更できません。
場所
① 管理者機能［レポート］をクリックします。
②「月間タイムシートの承認状態」をクリックします。
③ タイムシートをロックする月を指定します。
タイムシート進捗状況の確認
タイムシートをロックする前にタイムシートの進捗状況を確認することができます。
タイムシート入力未完了や未申請は対象の従業員にリマインダーを送信することが可能です。
従業員の上長が従業員からのタイムシート承認申請をまだ未承認の場合は、対象の上長にリマインダーを送信できます。
対象月の入力や承認状態等が表示されます。
「入力未完了」や「未申請」等のバッヂをクリックすると、該当者が下段に表示されます。
※「不在」はその月のすべてを休職等で登録されている場合です。その場合はタイムシートの申請承認やロックは不要です。
リマインダーの送信
リマインダー機能を使用している場合、タイムシート締め処理時にタイムシート入力未完了や上長が未承認に対して締日翌朝に従業員本人や未承認の上長に自動でリマインダーを送信しています。
さらに手動で再度リマインダーを送信することも可能です。
手動送信する場合は以下の手順で行います。
① リマインダーを送信したいバッヂをクリックします。
②「リマインダーを送信」をクリックします。該当の従業員にリマインダーメールが届きます。
例：「入力未完了」は、対象月のタイムシートの入力がまだ入力完了していない従業員に送信されます。
「承認申請中」は、従業員はタイムシート承認申請済みですが、まだ上長が承認していません。そのため、対象従業員の上長に送信されます。
■「未完了」リマインダーメールサンプル：対象従業員に送信されます。
■「未申請」リマインダーメールサンプル：対象従業員に送信されます。
■「承認申請中」リマインダーメールサンプル：対象従業員の上長に送信されます。
タイムシートリマインダー送信方法はこちらでも確認できます。
タイムシートリマインダーを送信（再送）する
＜注意事項＞
リマインダー送信には、事前に弊社にて設定が必要です。
この機能を未使用の場合は、画面上に下図のメッセージが表示されています。使用したい場合は弊社までご連絡ください（使用するとタイムシート以外の他リマインダーも届きます）。
タイムシートのロック
タイムシートの承認状態の確認後に、タイムシートをロックします。
ロック後に従業員はその月のタイムシートの変更ができません。
①「承認済みのタイムシートをロックする」をクリックします。
※ロックされるのは「承認済」バッヂの従業員のタイムシートです。
②「備考」欄は必要に応じて修正してください。
「タイムシートをロックする」をクリックします。
※「Excelファイルも作成する」にチェックを入れてから、「タイムシートをロックする」をクリックすると全従業員分のタイムシートを一括でダウンロードすることができます。作成されたzipファイルは「管理者機能＞ファイル共有」からダウンロードします。
③ メッセージを確認して「はい」をクリックします。
④ 画面上段にロックした件数も表示されます。
タイムシートのロックを解除する場合
何らかの理由でロックをかけたタイムシートを解除する場合は、以下の手順でおこなってください。
① ロックを解除するタイムシートの対象月を指定します。
②「タイムシートをロック解除する」をクリックします。
③ ロック解除する従業員にチェックを入れます。
④ ロック解除する理由を入力します。
⑤「選択した記録をロック解除」または「全記録をロック解除」を選択します。
※「全記録をロック解除」の場合は、③で従業員を指定する必要はありません。
⑥「実行する」をクリックします。
以上でタイムシートのロック解除が完了しました。
再度タイムシートのロックをおこなう場合は「タイムシートのロック」を参照してください。
このマニュアルの英語版はこちらです。
Timesheet Lock
コメント