従業員のビザ・在留資格の有効期限を確認する

現従業員のビザ(在留資格)の有効期限が近い方や期限切れの方を確認することができます。
一覧で、現従業員のビザの種類(在留資格)や番号、発行日や有効期限も表示されています。
※すでに退職済みの従業員は表示されません。退職予定で未来日付の退職日が登録されている現従業員は表示されます。

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① 管理者機能[従業員管理]をクリックします。
②[人事関連]ー[ビザ管理]をクリックします。

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③ ビザ有効期限が切れていない、またはビザ有効期限が登録されていない現従業員が一覧で表示されます。

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※一覧は「社員番号順」で社員番号の昇順、または「期限日号順」でビザ有効期限日が遠い順で表示できます。

 

【期限切れ(更新登録なし)の従業員のみを確認する】mceclip3.png

「期限切れ(更新なし)」をクリックすると、下段に該当従業員のみが表示されます。

 

【もうすぐビザ有効期限が切れる従業員のみを確認する】mceclip4.png

「90日以内の期限」または「30日以内の期限」をクリックすると、下段に該当する従業員のみが表示されます。

 

【ビザ有効期限切れやもうすぐ期限が切れる従業員のビザ情報を更新する】

ビザ有効期限が切れている、またはもうすぐ期限が切れる従業員本人の代わりに管理者が更新する場合は、以下の手順で行います。

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①「期限切れ(更新なし)」「30日以内の期限」「90日以内の期限」のいずれかをクリックします。下段に対象者が表示されます。
② ビザ有効期限を更新したい従業員名をクリックします。

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③ 対象従業員の「ビザ・在留資格」画面に移動します。
  「ビザ・在留資格を追加」をクリックします。

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④ 必要な情報を入力・設定します。
⑤〈保存〉をクリックします。

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⑥ ⑤で保存した一つ前の有効期限履歴の「編集」をクリックします。

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⑦ 「更新の記録」で⑤で保存した記録を選択します。
⑧ 〈保存〉をクリックします。古い記録と新しい記録の紐づけがされました。


■ビザ有効期限が切れた従業員の記録を更新した場合
上記の手動による古い記録と新しい記録の紐づけもできますが、一覧画面で期限切れ記録と新しい記録の紐づけを行うことが可能です。
※一覧画面で紐づけが出来るのは、期限切れの記録と新しい記録のみです。もうすぐ期限切れの記録と新しい記録の紐づけはできません。

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① 一覧画面で「更新記録のチェック」をクリックします。

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② 画面上部に「〇件の期限切れの記録を更新の記録に紐つけました」とメッセージが表示されます。
※どの記録が紐づけできた記録なのかは表示されません。

 

【現従業員の期限切れや過去のビザ記録も確認する】mceclip14.png

① 「期限切れの記録も表示する」をクリックします。

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② ビザ有効期限が切れた記録や過去の記録も表示されます。

 

【Excelで出力する】mceclip16.png

① ダウンロードアイコンをクリックします。

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② ローカルの「ダウンロード」フォルダにダウンロードされます。

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※「期限切れの記録も表示する」を選択した状態でダウンロードをクリックした場合は、有効期限切れの記録も表示されています。

 

<従業員とその家族のビザ有効期限を確認したい場合>
従業員だけでなく、その家族のビザ有効期限も確認したい場合は、レポート画面で確認が可能です。
※ビザ有効期限内の情報のみ確認可能です。すでに期限が切れた場合は表示されません。

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① 管理者機能[レポート]をクリックします。
② 人事関連の「外国人の従業員」をクリックします。

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③ ビザ有効期限内の従業員とその家族が表示されます。ダウロードアイコンをクリックしてエクセル出力も可能です。

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※ビザ有効期限内であれば、退職者も表示可能です。

このマニュアルの英語版はこちらを参照してください。
Check visa expiry dates for employees

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