「ファイル・ボックス」は、管理者だけでなく従業員もファイルをアップロードできます。そのファイルは管理者も従業員も共有することができます。
管理者がファイルをアップロードする際は、対象従業員だけにそのファイルを表示します。
設定によっては、管理者がファイルをアップロードして従業員は「閲覧のみ」、または従業員は閲覧不可のファイルの保管場所として使用することも可能です。
※ファイルボックスは管理者・人事管理者が使用する際の名称は「ファイル・ボックス」ですが、従業員が使用するメニュー名は「マイ・ファイル」です。
2024年5月20日リリースで、お客様（会社管理者）がファイル・ボックス機能を使用開始できるようになりました。
ファイル・ボックスに申請承認機能等のワークフローも付加することは可能ですが有償です。ワークフローも使用希望される場合は弊社までご連絡ください。
事前設定
Ⅰ. ファイルの種別を作成する（必須）
Ⅱ. ファイルの種類を作成する（任意）
使用方法
ファイル・ボックスの使用開始
① 管理者機能［会社の設定］をクリックします。
② ［人事関連］―［人事管理の設定］をクリックします。
③「編集」をクリックします。
④「従業員のファイル・ボックスの使用方法」について設定します。
⑤ 〈保存〉をクリックします。
「使用方法：管理者のみ」設定時に、管理者以外の特定従業員だけ使用させる場合
「管理者のみ」設定時に、管理者以外の特定従業員だけを使用させることが可能です。
全社的に使用する前のテスト運用の場合などに推奨します。
特定従業員の使用設定は、「従業員管理＞基本設定＞利用できる設定」画面で行います。
「管理者のみ」設定の場合は、編集画面からオフ→オンに変更することが可能です（「管理者及び従業員はアクセス可」設定時はオン→オフに変更する箇所はありません）。
使用をオンに変更すると、その従業員にはオンにした機能メニューが表示されます。
事前設定
まずファイルの種別名を作成してアクセス可能範囲を決めます。
「ファイルの種別」を大区分として、さらに小区分として「ファイルの種類」を作成することも可能です。
① 管理者機能［会社の設定］をクリックします。
② ［人事関連］―［ファイル・ボックスの設定］をクリックします。
Ⅰ. ファイルの種別を作成する（必須）
①「新規追加」をクリックします。
② 文書ファイルをアップロードする画面で表示する「種別名」やアクセス制限等について設定します。
③〈保存〉をクリックします。
④ 作成したファイル種別が一覧に表示されます。
Ⅱ. ファイルの種類を作成する（任意）
「ファイルの種別」の作成のみで使用することも可能ですが、作成した「ファイルの種別」にさらに小区分を設けることも可能です。
小区分は「ファイル種類」として作成します。
（例）●ファイルの種別 「オンボーディング関連」
―ファイルの種類 「入社誓約書」
―ファイルの種類 「雇用時検診」
●ファイルの種別 「入社関連」
―ファイルの種類 「家族手当申請」
―ファイルの種類 「家賃手当申請」
作成する場合は以下の手順で行います。
① 作成済みのファイル種別名をクリックします。
② 画面下段のファイルの種類の「新規追加」をクリックします。
③ 文書ファイルをアップロードする画面で表示する「種類名」や備考等について設定します。
④〈保存〉をクリックします。
※続けてファイル種類をさらに登録したい場合は「保存して、続けて追加する」をクリックしてください。保存して、新しいファイル種類を作成する画面が開きます。
⑤ 作成したファイル種類が該当するファイル種別の下段に表示されます。
ファイル種別の一覧画面では上図のように、該当の種別名の隣に表示されます。
使用方法
対象従業員にファイルをアップロードする際は「従業員管理＞基本設定＞ファイル管理」の「ファイル・ボックス」でアップロードを行います。
従業員がアップロードした場合も確認可能です。
① 対象従業員を検索した後に「従業員管理＞基本設定＞ファイル管理」をクリックします。
②「ファイル・ボックス」の『ファイルをアップロードする』をクリックします。
③ ファイルの種別（とファイル種類）を選択して、「ファイルを選択」からファイルをアップロードします。
アップロードしたファイルを削除してやり直す場合は、「クリア」をクリックしてから再度アップロードしてください。
④〈保存〉をクリックします。
⑤「公開する」をクリックします。
※このタイミングで通知メールが対象の従業員に送信されます。
⑥ 対象の従業員に公開されました。
該当従業員はこのファイルを閲覧できるようになります。
表示順は、「日付順」と「ファイル種別順」の2通りあります。初期表示は「日付順」です。
ファイルが多くなって参照するファイルが見つけづらい場合は、「ファイル種別順」から検索することを推奨します。
・日付順 「アップロード時間」が一番最近のものが先頭になります。日時が最近→古いものへ、の降順で表示されています（上図を参照）。
・ファイル種別順 ファイル種別名毎に表示されます。同じファイル種別名に複数のファイルがある場合は、「アップロード時間」が一番最近のものが先頭になります。日時が最近→古いものへ、の降順で表示されています。
・このマニュアルの英語版はこちらです。
File box (No workflow) For admins & HR managers
・従業員が「マイ・ファイル」でファイルをアップロード・ダウンロードするためのマニュアルはこちらです。
「マイ・ファイル（ワークフローなし）従業員用」
----------------------------------------------------------------------------------------------------
ファイル一括送信
一つの画面で複数の従業員に、複数のファイルをまとめて一括送信＆公開を行いたい場合は、こちらを参照してください。
「ファイル・ボックス（一括アップロード）」
コメント