文書ライブラリー(管理者・人事管理者用)

「文書ライブラリー」は管理者や人事担当者がアップロードしたファイルを、従業員が閲覧・ダウンロードできる機能です(従業員はアップロードできません)

管理者・人事担当者がファイルをアップロードすると従業員全員に表示されます。
設定する際に、就業規則のような文書は全従業員がアクセス可能にしたり、上長級の従業員だけが閲覧する文書は上長にアクセスを限定することはできます。従業員種別(正社員や役員、契約社員等)単位で限定することもできます。
また、入所前/退職後のアクセス可否も設定可能です。

※従業員氏名や社員IDを指定して、選択した従業員だけに閲覧(ダウンロード)可能にすることはできません。

2024年5月20日リリースで、お客様(会社管理者)が文書ライブラリー機能を使用開始できるようになりました。

文書ライブラリーの使用開始

設定
 Step1. ファイルの種別を作成する
 Step2. ファイルをアップロードする
文書ファイルを従業員に通知する(任意)

文書ライブラリーの使用開始

① 管理者機能[会社の設定]をクリックします。
②[人事関連]―[人事関連の設定]をクリックします。

③「編集」をクリックします。

④「文書ライブラリー」について設定します。

⑤〈保存〉をクリックします。

「使用方法:管理者のみ」設定時に、管理者以外の特定従業員だけ使用させる場合
「管理者のみ」設定時に、管理者以外の特定従業員だけを使用させることが可能です。
全社的に使用する前のテスト運用の場合などに推奨します。
特定従業員の使用設定は、「従業員管理>基本設定>利用できる設定」画面で行います。
「管理者のみ」設定の場合は、編集画面からオフ→オンに変更することが可能です(「管理者及び従業員はアクセス可」設定時はオン→オフに変更する箇所はありません)。
使用をオンに変更すると、その従業員にはオンにした機能メニューが表示されます。

 

設定

まず大区分となるファイルの種別名を作成して閲覧可能範囲を決めます。その次に閲覧文書ファイルを投稿します。

① 管理者機能[会社の設定]をクリックします。
②[人事関連]―[文書ライブラリーの管理]をクリックします。

Step1. ファイルの種別を作成する

①「ファイルの種別」をクリックします。
「新規追加」をクリックします。

③ この後に文書ファイルをアップロードする画面で表示する「種別名」や閲覧者やアクセス制限等について設定します。

④〈保存〉をクリックします。

⑤ 一覧に表示されます

 

Step2. ファイルをアップロードする

①「全ファイル一覧」をクリックします。
②「新規追加」をクリックします。

③ アップロードするファイルの種別や、ファイル名や従業員への説明文、ファイルのアップロードを行います。

④〈保存〉をクリックします。

⑤ 作成したファイルが一覧に表示されます(一覧に表示されるファイル名が増えた場合は、ファイル名で検索することも可能です)。
「従業員への表示:オン」の場合は、従業員には「文書ライブラリー」内にすぐ表示されます。

 

文書ファイルを従業員に通知する(任意)

作成した文書ファイルで、「従業員への表示:オン」設定の場合は、閲覧可能な従業員の「文書ライブラリー」メニュー内に表示されますが、特定の従業員に通知メールを送って知らせたい場合は以下の方法で行ってください。

① 通知を送信するファイル名をクリックします。

②「従業員に共有する」をクリックします。

③ 通知する従業員の名前や社員番号を入力して指定します。
④ 通知メールの本文内に記載したいメッセージがある場合は入力します(任意)。
日本語・英語を分けて登録する箇所はありません。使用する言語が異なる複数の従業員に送信したい場合は、日英両方の文章を入力する。または2度に分けて送信(日本語を使用する従業員を指定して日本語メッセージを入力して送信、その後に英語を使用する従業員を指定して英語メッセージを入力して送信等)してください。

⑤ 〈送信する〉をクリックします。

⑥ 画面上部に通知メールが送信された、というメッセージが表示されます。

 

・このマニュアルの英語版はこちらです。
 Document library (For admins & HR managers)

・従業員が「文書ライブラリー」でファイルをダウンロードするためのマニュアルはこちらです。
 「文書ライブラリー(従業員用)」

この記事は役に立ちましたか?
0人中0人がこの記事が役に立ったと言っています
他にご質問がございましたら、リクエストを送信してください

コメント

Powered by Zendesk