ファイル・ボックス(一括アップロード)

従業員にファイルをアップロードする際は、通常は対象従業員の「ファイル管理」画面にファイルをアップロードして公開を行います。
複数の従業員にファイルアップロードする際は、同じ作業を繰り返し行う必要がありました。
これを一つの画面で複数の従業員に、複数のファイルをまとめて一括送信&公開を行う機能が追加されました。

使用する際は以下の手順で行ってください。,

事前設定
ファイルの選択とアップロード
 各バッヂについて
 「確認状態」について
 手動チェック
 確認画面の使用方法
 アップロードファイルの削除
公開
 
公開後に「非公開」にする場合
ファイルのダウンロード

事前設定

① 管理者機能[従業員管理]をクリックします。
②[人事関連]―[従業員ファイル一括送信]をクリックします。

③「新規追加」をクリックします。

④ 名称の入力、ファイルの種別や種類の選択、公開方法を設定します。

⑤ 〈保存〉をクリックします。

⑥ 一覧に作成した内容が表示されます。

公開予定日時を設定している場合は表示されます。

 

ファイルの選択とアップロード

アップロードするファイルを選択して、間違いないか確認後にアップロードを行います。
個別ファイルをまとめて、または個別ファイルをまとめたzipでアップロードができます。
個別ファイルを一度にアップロードできるのは50ファイルまでです。
★2023925日リリースで、最大3050に変更になりました。

アップロードに使用する個別ファイルは、必ずファイル名の最初に「社員番号+」を付けてください。
(例)ファイル名称「2023年5月給与改定通知書」をアップロードする
   社員番号205の場合  ファイル名: 205+2023年5月給与改定通知書
   社員番号211の場合  ファイル名: 211+2023年5月給与改定通知書
※社員番号と「+」はいずれも英語半角を使用してください。個別ファイルをまとめたzipファイル名には指定はありません。

① 複数の従業員にファイルを一括アップロードしたい名称をクリックします。

②「対象従業員」タブをクリックします。

③ ファイルアップロードのアイコンをクリックします。

④「ファイルを選択」をクリックします。

⑤ アップロードするファイルをすべて選択します。
⑥「開く」をクリックします。

⑦ ファイルに間違いないか確認します。

⑧「アップロード」をクリックします。

進捗バーが表示されます。

Workcloudはアップロード中に、アップロードされたPDFファイルについて自動チェックします。
PDFファイル名の社員IDとファイルの内容にその社員番号またはその社員番号に合致した従業員氏名があるか突合します。
問題なければ、確認状態欄に「自動チェック済み」と表示されます。対象の従業員の「ファイル管理」画面にも未公開としてファイルはアップロードされます。

同じ名称で1人の従業員に対して複数ファイルをアップロードした場合は、上図のように表示されます。

■ファイル選択をドラッグ&ドロップで行う場合
アップロードするファイルをすべて選択して、ドラッグしてドロップすることも可能です。


パスワードありのzipファイルで行う場合
zipファイルを選択した後に確認画面で設定されたパスワードを入れてください。
その後でアップロードを行います。

①(パスワード付きのzipファイルを選択した後に)「ファイルにパスワードがあります」をクリックします。
② パスワード入力欄が表示されるので入力します。
 

■アップロード前にファイル選択からやり直す場合
アップロード前の確認画面で、再度ファイル選択をやり直す場合は「クリア」をクリックしてください。

 
■個別ファイルを50個以上アップロードする場合
一度にアップロードできる個別ファイルは50個までです。
★2023925日リリースで、最大3050に変更になりました。

ファイル選択画面で50個以上のファイルを選択してもアップロード画面に反映されず、「1回でアップロードできるファイル数は最大50個です」とメッセージが表示されます。
50個以上の個別ファイルをアップロードする場合は、2回以上に分けてアップロードしてください。

 

各バッヂについて

各バッヂをクリックすると、該当する従業員だけが表示されます。

 

「確認状態」について

※その他の条件によって、「社員番号見当たらない」の状態が表示される場合があります(その場合、上段バッヂの「不明」の人数に含まれます)。

 

手動チェック

ファイルアップロード中にWorkcloudは自動チェックを行っていますが、社員番号が1桁の短い数字や11111111等桁数が多い、ファイルがPDFではない等、自動でチェックできない場合があります。
その場合は以下のいずれかの方法で手動チェックを行って、状態の変更やチェック済みに変更してください。

PDFファイルの場合(確認状態「社員不一致の可能性」「社員番号見当たらない」)

① 確認状態「社員不一致の可能性」や「社員番号見当たらない」の従業員の鍵アイコン(マニュアル・チェックをする)をクリックします。

②上部に表示されている名前と画面に表示されている従業員名が同じか確認します。

③ もし対象の従業員で間違いがなければ、「チェック済みにする」をクリックします。

④ 画面上部に「マニュアル・チェック済み状態にしました。」と表示されます。

これで一覧では、バッヂは「チェック済み」の件数としてカウントされ、確認状態が「マニュアル・チェック済み」と表示されます。
※「自動チェックする」をクリックすると、再度Workcloudで自動チェックを行います。

PDFファイルでない場合(確認状態「未チェック」)
上記の①と②のようにからシステム上で確認することができません。
ファイルをダウンロードして、間違いがないか確認してください。
確認後に手動で確認状態を変更します。

① 確認状態「未チェック」の従業員のファイルでダウンロードアイコンをクリックします。
② ダウンロードしたファイルを参照して内容に問題ないか確認します。

③ 内容に問題ないことを確認できたら、鍵アイコン(マニュアル・チェックをする)をクリックします。

④「チェック済みにする」をクリックします。

⑤ 画面上部に「マニュアル・チェック済み状態にしました。」と表示されます。

⑥ これで一覧では、バッヂは「チェック済み」の件数としてカウントされ、確認状態が「マニュアル・チェック済み」と表示されます。

確認画面の使用方法

【確認状態】 確認状態の内容を手動で変更可能です。
 (例)「社員不一致の可能性」→「マニュアル・チェック済み」
【再度自動チェック】 この画面で再度自動チェックをやり直すことが可能です。
【次の従業員表示】 クリックすると、次の従業員のチェック画面を表示します。

■同じ名称で1人の従業員に対して複数ファイルをアップロードしている場合の確認
ファイルが上下に表示されます。

 

アップロードファイルの削除

アップロードするファイルを間違えてしまった等、削除する場合は以下の手順で行なってください。
公開後でも削除は可能です。

①「×」アイコンをクリックします。

■下段に表示されている全てのファイルをすべて削除する場合

②「全てのファイルを削除する」をクリックします。
③「削除」をクリックします。
下段に表示されている従業員のすべてのファイルを削除します。

■選択した従業員のファイルだけを削除する場合

②「選択したファイルを削除する」をクリックします。

③ 削除したいファイルの従業員氏名や社員IDで検索して、対象者を指定します。
④「削除」をクリックします。
下段に表示されている選択した従業員のファイルを削除します。
※一覧のリストで同じ名称で1人の従業員に対して複数ファイルをアップロードしている場合は、すべてのファイルを削除します。

公開

事前設定時に「公開方法:予定日・時間」を選択して、公開予定日と公開予定時間を設定していた場合は設定した日時に自動で従業員に公開されます。
事前設定時に「手動」を選択した場合は、従業員に公開処理を行う必要があります。
ファイルアップロード後にそのまますぐ公開することもできます。または各従業員画面で個別に公開することもできます。
自動で公開、または手動で公開されたタイミングで従業員に通知メールが届きます。

ファイルアップロード後に公開する場合は、以下の手順で行なってください。

手動公開(一括で公開する)

①「ファイルを公開する」アイコンをクリックします。

■下段に表示されている全てのファイルをすべて公開する場合

②「全てを公開する」をクリックします。
③「公開する」をクリックします。
下段に表示されている従業員のすべてのアップロード済みファイルを公開します。

■選択した従業員のファイルだけを公開する場合

②「選択したファイルを公開する」をクリックします。

③ 公開したいファイルの従業員氏名や社員IDで検索して、対象者を指定します。
④「公開する」をクリックします。
下段に表示されている選択した従業員のアップロード済みファイルを公開します。
※一覧のリストで同じ名称で1人の従業員に対して複数ファイルをアップロードしている場合は、すべてのファイルを公開します。

「ファイルを公開します」の進捗バーが表示され、処理完了後に「従業員への公開日」欄に公開日時が反映されます。

従業員のファイル管理画面でも「状態:公開済み」になったことが確認できます。

手動公開(従業員個別に公開する)

① 公開したい従業員名をクリックします。

② 該当従業員の「ファイル管理」画面に遷移します。「公開する」をクリックします。

③「状態:公開済み」となります。

公開時の従業員への通知メール例

公開されたタイミングで従業員に通知メールが届きます。

 

公開後に「非公開」にする場合

従業員にファイルを公開後に非公開に戻したい場合は、公開済みの全員のファイルを一括非公開にするか、従業員個別画面で非公開にします。

■公開済みファイルを一括で非公開にする

①「全てを非公開にする」アイコンをクリックします。

②「はい」をクリックすると、下段に表示されている従業員の公開済みファイルをすべて非公開にします。

従業員個別画面で非公開にする

① 非公開したい従業員名をクリックします。

② 該当従業員の「ファイル管理」画面に遷移します。「非公開にする」をクリックします。

③「状態:非公開」となります。

 

ファイルのダウンロード

一覧画面で確認した内容をエクセルでダウンロードできます。必要に応じてダウンロードしてください。

① ダウンロードアイコンをクリックします。

② 画面下段にダウンロードされたエクセルをクリックします。

③ 上図のようなエクセルシートがダウンロードされます。

 

・このマニュアルの英語版はこちらです。
  File box (File deliveries)

・基本的なファイル・ボックスの作成と使用方法については、こちらを参照してください。
 「ファイル・ボックス(ワークフローなし)管理者・人事担当者用
 ※これから「ファイル・ボックス」機能を使用したい場合は弊社までご連絡ください。

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