【管理者用】Workcloudでマイナンバーを収集・保管する – Workcloudヘルプセンター

Workcloudでは、従業員とその家族のマイナンバー情報を登録できる画面があります。
会社としてどのようにマイナンバーを保管するのか、事前にルールを決めてから使用を開始します。

1. 会社のルールを設定する

最初にマイナンバーの取扱方法を設定します。

① 管理者機能［従業員管理］をクリックします。
②［人事関連］ー［マイナンバー］をクリックします。

③ 「マイナンバー情報の取り扱いについて」を読み、収集・保管方法を決めます。
※設定によって、このヒント画面が表示されていない場合があります。

④「回収するデータの種類を設定してください」の『（変更）』をクリックします。

⑤「マイナンバー取り扱いの設定」の〈編集〉をクリックします。

⑥ 「マイナンバー確認・保存方法」でプルダウンメニューから使用する方法を選択してください。
他の設定についても、オフ／オンのいずれかを選択してください。
※「マイナンバーを様式に表示：オン」にすると、扶養控除申告書をダウンロードした際にマイナンバーが記載されます。

⑦〈保存〉をクリックします。

2. 従業員に入力依頼メールを送る

次に従業員にマイナンバーの入力依頼メールを送信します。

①「Employees」タブに切り替えます。
※近日中に名称を「従業員」に修正を予定しています。

②「選択した従業員のみに送信」の表示になっていることを確認します。
③ マイナンバーの入力依頼メールを送信する従業員を選択します。
④〈依頼を送信する〉をクリックします。

⑤ メッセージを確認して「はい」をクリックします。対象従業員に入力依頼メールが送信されます。

従業員から届いた申請を承認（または却下）をします。
※承認できるのは、管理者や人事担当者の中で「マイナンバー管理者」権限も付与されている方のみです。

① 従業員からマイナンバー承認依頼通知メールが届きます。「詳細を見る」をクリックします。

② 内容を確認後「承認」ボタンをクリックします。
※修正を依頼する場合は、「却下」ボタンをクリックして下さい。
備考欄にコメント（却下理由など）を入力することも可能です。

③ メッセージを確認して、「はい」をクリックします。

■マイナンバーの承認状態の確認
管理者機能［従業員管理］の［人事関連］ー［マイナンバー］で、マイナンバーの承認状態を確認することが出来ます。
※手順2. 「従業員に入力依頼メールを送る〈管理者〉」の画面と同じです。

各従業員のマイナンバー画面の下段で、マイナンバーの閲覧履歴が確認できます。

「全ての閲覧履歴を見る」をクリックすると、履歴をPDFファイルでダウンロードすることが出来ます。

このマニュアルの英語版はこちらを参照してください。
Collecting and storing My Number Tax ID with Workcloud

従業員側の入力方法はこちらを参照してください。
「【従業員用】Workcloudでマイナンバーを登録する」