Workcloudでマイナンバーを収集・保管する

Workcloudでは、従業員とその家族のマイナンバー情報を登録できる画面があります。
会社としてどのようにマイナンバーを保管するのか、事前にルールを決めてから使用を開始します。


1. 会社のルールを設定する〈管理者〉
最初にマイナンバーの取扱方法を設定します。

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1-1  管理者機能[会社の設定]をクリックします。
1-2[人事関連]ー[マイナンバーの取扱方法]をクリックします。

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1-3 「マイナンバー情報の取り扱いについて」を読み、収集・保管方法を決めます。
※表示されていない場合は、次の1-4の編集画面で確認してください。

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1-4 「マイナンバー取り扱いの設定」の〈編集〉をクリックします。

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1-5 「マイナンバー確認・保存方法」でプルダウンメニューから使用する方法を選択してください。

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1-6 選択すると、確認・保存方法が表示されます。
他の設定についても、オフ/オンのいずれかを選択して、最後に〈保存〉をクリックします。
※「マイナンバーを様式に表示:オン」にすると、扶養控除申告書をダウンロードした際にマイナンバーが記載されます。

 

2. 従業員に入力依頼メールを送る〈管理者〉
次に従業員にマイナンバーの入力依頼メールを送信します。

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2-1 「従業員全員のマイナンバー管理はこちら」をクリックします。
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※または、管理者機能[従業員管理]の[人事関連]ー[マイナンバー]をクリックします。

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2-2「選択した従業員のみに送信」の表示になっていることを確認します。
2-3  マイナンバーの入力依頼メールを送信する従業員を選択します。
2-4〈依頼を送信する〉をクリックします。

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2-5 メッセージを確認して「はい」をクリックします。対象従業員に入力依頼メールが送信されます。

 

3. 本人のマイナンバーを登録する 〈従業員〉
従業員は入力依頼メールが届いたら、マイナンバーの入力を行います。

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3−1 届いたメール本文の「情報を入力する」ボタン(Workcloudのマイナンバー入力画面のリンク)をクリックして下さい。

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※または、従業員機能[プロフィール]の[個人関連]ー[マイナンバー]をクリックします。

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3-2 「上記の利用目的に同意します」にチェックを入れて、『マイナンバー情報を入力する』をクリックします。

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3-3 マイナンバー番号の入力やマイナンバー証明書等の画像を添付します。
3-4 〈保存〉をクリックします。

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3-5 「マイナンバーの確認を申請する」をクリックします。

4. 扶養家族のマイナンバーを登録する 〈従業員〉

扶養家族がいる場合は、同じ画面に表示されている「家族のマイナンバー情報」から続けて入力します。
※扶養家族がいない場合、この後は管理者側の作業です(「5. マイナンバーの確認と承認(却下)する〈管理者〉」。

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4-1「扶養家族のマイナンバーを登録する」をクリックします。
(または[プロフィール]ー[家族]画面をクリックしてください)

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 4-2「編集」をクリックします。

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4-3マイナンバーを入力して、〈承認申請する〉をクリックしてください。

 

5. マイナンバーの確認と承認(却下)する〈管理者〉

従業員から届いた申請を承認(または却下)をします。

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5−1 従業員からマイナンバー承認依頼通知メールが届きます。「詳細を見る」をクリックします。

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5-2 内容を確認後「承認」ボタンをクリックします。
※修正を依頼する場合は、「却下」ボタンをクリックして下さい。
    備考欄にコメント(却下理由など)を入力することも可能です。

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5-3 メッセージを確認して、「はい」をクリックします。

■マイナンバーの承認状態の確認
管理者機能[従業員管理]の[人事関連]ー[マイナンバー]で、マイナンバーの承認状態を確認することが出来ます。
※手順2. 「従業員に入力依頼メールを送る〈管理者〉」の画面と同じです。
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6. マイナンバー閲覧履歴の管理〈管理者〉

各従業員のマイナンバー画面の下段で、マイナンバーの閲覧履歴が確認できます。
(手順5-2と同じ画面です)

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「全ての閲覧履歴を見る」をクリックすると、履歴をPDFファイルでダウンロードすることが出来ます。

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