Workcloudでは、従業員とその家族のマイナンバー情報を登録できる画面があります。
会社としてどのようにマイナンバーを保管するのか、事前にルールを決めてから使用を開始します。
1. 会社のルールを設定する
最初にマイナンバーの取扱方法を設定します。
1-1 管理者機能［会社の設定］をクリックします。
1-2［人事関連］ー［マイナンバーの取扱方法］をクリックします。
1-3 「マイナンバー情報の取り扱いについて」を読み、収集・保管方法を決めます。
※表示されていない場合は、次の1-4の編集画面で確認してください。
1-4 「マイナンバー取り扱いの設定」の〈編集〉をクリックします。
1-5 「マイナンバー確認・保存方法」でプルダウンメニューから使用する方法を選択してください。
1-6 選択すると、確認・保存方法が表示されます。
他の設定についても、オフ／オンのいずれかを選択して、最後に〈保存〉をクリックします。
※「マイナンバーを様式に表示：オン」にすると、扶養控除申告書をダウンロードした際にマイナンバーが記載されます。
2. 従業員に入力依頼メールを送る
次に従業員にマイナンバーの入力依頼メールを送信します。
2-1 「従業員全員のマイナンバー管理はこちら」をクリックします。
※または、管理者機能［従業員管理］の［人事関連］ー［マイナンバー］をクリックします。
2-2「選択した従業員のみに送信」の表示になっていることを確認します。
2-3 マイナンバーの入力依頼メールを送信する従業員を選択します。
2-4〈依頼を送信する〉をクリックします。
2-5 メッセージを確認して「はい」をクリックします。対象従業員に入力依頼メールが送信されます。
3. マイナンバーの確認と承認（却下）する
従業員から届いた申請を承認（または却下）をします。
3−1 従業員からマイナンバー承認依頼通知メールが届きます。「詳細を見る」をクリックします。
3-2 内容を確認後「承認」ボタンをクリックします。
※修正を依頼する場合は、「却下」ボタンをクリックして下さい。
備考欄にコメント（却下理由など）を入力することも可能です。
3-3 メッセージを確認して、「はい」をクリックします。
■マイナンバーの承認状態の確認
管理者機能［従業員管理］の［人事関連］ー［マイナンバー］で、マイナンバーの承認状態を確認することが出来ます。
※手順2. 「従業員に入力依頼メールを送る〈管理者〉」の画面と同じです。
4. マイナンバー閲覧履歴の管理
各従業員のマイナンバー画面の下段で、マイナンバーの閲覧履歴が確認できます。
「全ての閲覧履歴を見る」をクリックすると、履歴をPDFファイルでダウンロードすることが出来ます。
このマニュアルの英語版はこちらを参照してください。
Collecting and storing My Number Tax ID with Workcloud
従業員側の入力方法はこちらを参照してください。
「【従業員用】Workcloudでマイナンバーを登録する」
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