Workcloudでマイナンバーを収集・保管する

1、会社のルールを設定する <管理者>

1−1 管理者機能>会社の設定 マイナンバーをクリックしてください。

 

 

1−2 「マイナンバー取り扱いの設定」を一読していただき、確認・保存方法を選択してください。

 

1−3 マイナンバー取り扱いの設定の「編集」をクリックしてください。

 

1−4 マイナンバー確認・保存方法を選択して「保存」ボタンをクリックしてください。(例:マイナンバーとカード・身分証明の写しを保管するを選択した場合)

 

 

 

 

2、従業員に入力依頼メールを送る <管理者>

 

2−1 管理者機能>従業員管理 マイナンバータブをクリックしてください。

 

 

 

2−2 入力依頼を送信する従業員の名前にチェックを入れて「依頼を送信する」をクリックしてください。

 

 

 

 従業員にメールが送信されます。以下、手順3は、従業員が実施する手順になります。

 

  

3、本人、扶養家族のマイナンバーを登録する <従業員>

 

3−1 メール本文の「情報を入力する」ボタン(Workcloudのマイナンバー入力画面のリンク)をクリックして下さい。

 

 

3−2 「マイナンバー情報を入力する」をクリックして下さい。

   

 

 

3−2 マイナンバー(12桁の数字)を入力して下さい。

3−3 マイナンバー証明書の「ファイルを選択」ボタンをクリックして下さい。

   スマホ・PCなどに保存してあるマイナンバー証明書の画像を保存して下さい。

3−4 身分証明書の「ファイルを選択」ボタンをクリックして下さい。

   スマホ・PCなどに保存してある身分証明書の画像を保存して下さい。

   (会社の設定により手順3−4は任意になります。)

3−5 「保存」ボタンをクリックして下さい。

 

 

 

 

 

4、管理者に確認依頼を送信する <従業員>

 

4−1 内容を確認後、「マイナンバーの確認を申請する」をクリックして下さい。

4−2 扶養家族がいる場合、「扶養家族のマイナンバーを登録する」をクリックして下さい。

 

 

5、扶養家族のマイナンバーを登録する (扶養家族がいる場合のみ)<従業員>

 

5−1 手順4−2「扶養家族のマイナンバーを登録する」をクリックするか

   従業員機能>プロフィール>家族 画面で登録可能です。

5−2 対象家族の「登録する」をクリックして下さい。

 

5−3 マイナンバー(12桁の数字)を入力後、「保存」ボタンをクリックして下さい。

 

 

 

「設定済み」に変更していることを確認して下さい。

 

6、マイナンバーの確認と承認(or却下)する <管理者>

 

6−1 従業員からマイナンバー承認依頼メールが通知されます。

   「詳細を見る」をクリックして下さい。

 

 

6−2 内容を確認後「承認」ボタンをクリックして下さい。

   修正を依頼する場合は、「却下」ボタンをクリックして下さい。

   備考欄にコメント(却下理由など)を入力することも可能です。

 

 

6−3 手順2従業員に入力依頼を送る画面でマイナンバーの承認状態を確認することができます。

 

 

 

7、マイナンバー閲覧履歴の管理 <管理者>

 

手順6−2の画面下部にマイナンバーの閲覧履歴が保存されます。

「全ての閲覧履歴を見る」をクリックすると履歴をPDFファイルでダウンロードすることができます。

 

 

 

 

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