Workcloudでは、従業員とその家族のマイナンバー情報を登録できる画面があります。
会社としてどのようにマイナンバーを保管するのか、事前にルールを決めてから使用を開始します。
1. 会社のルールを設定する〈管理者〉
最初にマイナンバーの取扱方法を設定します。
1-1 管理者機能［会社の設定］をクリックします。
1-2［人事関連］ー［マイナンバーの取扱方法］をクリックします。
1-3 「マイナンバー情報の取り扱いについて」を読み、収集・保管方法を決めます。
※表示されていない場合は、次の1-4の編集画面で確認してください。
1-4 「マイナンバー取り扱いの設定」の〈編集〉をクリックします。
1-5 「マイナンバー確認・保存方法」でプルダウンメニューから使用する方法を選択してください。
1-6 選択すると、確認・保存方法が表示されます。
他の設定についても、オフ／オンのいずれかを選択して、最後に〈保存〉をクリックします。
※「マイナンバーを様式に表示：オン」にすると、扶養控除申告書をダウンロードした際にマイナンバーが記載されます。
2. 従業員に入力依頼メールを送る〈管理者〉
次に従業員にマイナンバーの入力依頼メールを送信します。
2-1 「従業員全員のマイナンバー管理はこちら」をクリックします。
※または、管理者機能［従業員管理］の［人事関連］ー［マイナンバー］をクリックします。
2-2「選択した従業員のみに送信」の表示になっていることを確認します。
2-3 マイナンバーの入力依頼メールを送信する従業員を選択します。
2-4〈依頼を送信する〉をクリックします。
2-5 メッセージを確認して「はい」をクリックします。対象従業員に入力依頼メールが送信されます。
3. 本人のマイナンバーを登録する 〈従業員〉
従業員は入力依頼メールが届いたら、マイナンバーの入力を行います。
3−1 届いたメール本文の「情報を入力する」ボタン（Workcloudのマイナンバー入力画面のリンク）をクリックして下さい。
※または、従業員機能［プロフィール］の［個人関連］ー［マイナンバー］をクリックします。
3-2 「上記の利用目的に同意します」にチェックを入れて、『マイナンバー情報を入力する』をクリックします。
3-3 マイナンバー番号の入力やマイナンバー証明書等の画像を添付します。
3-4 〈保存〉をクリックします。
3-5 「マイナンバーの確認を申請する」をクリックします。
4. 扶養家族のマイナンバーを登録する 〈従業員〉
扶養家族がいる場合は、同じ画面に表示されている「家族のマイナンバー情報」から続けて入力します。
※扶養家族がいない場合、この後は管理者側の作業です（「5. マイナンバーの確認と承認（却下）する〈管理者〉」。
4-1「扶養家族のマイナンバーを登録する」をクリックします。
（または［プロフィール］ー［家族］画面をクリックしてください）
4-2「編集」をクリックします。
4-3マイナンバーを入力して、〈承認申請する〉をクリックしてください。
5. マイナンバーの確認と承認（却下）する〈管理者〉
従業員から届いた申請を承認（または却下）をします。
5−1 従業員からマイナンバー承認依頼通知メールが届きます。「詳細を見る」をクリックします。
5-2 内容を確認後「承認」ボタンをクリックします。
※修正を依頼する場合は、「却下」ボタンをクリックして下さい。
備考欄にコメント（却下理由など）を入力することも可能です。
5-3 メッセージを確認して、「はい」をクリックします。
■マイナンバーの承認状態の確認
管理者機能［従業員管理］の［人事関連］ー［マイナンバー］で、マイナンバーの承認状態を確認することが出来ます。
※手順2. 「従業員に入力依頼メールを送る〈管理者〉」の画面と同じです。
6. マイナンバー閲覧履歴の管理〈管理者〉
各従業員のマイナンバー画面の下段で、マイナンバーの閲覧履歴が確認できます。
（手順5-2と同じ画面です）
「全ての閲覧履歴を見る」をクリックすると、履歴をPDFファイルでダウンロードすることが出来ます。
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