給与明細の備考を登録する

会社管理者が給与明細の備考を登録できるようになりました(2024年4月1日リリース)。
備考を登録するには、以下の手順で設定してください。

設定

入力
「ファイルアップロード」と「一括手入力」
■ファイルアップロード
■一括手入力
■個別入力

従業員側の表示画面

 

設定

①「会社の設定」をクリックします。
②「給与関連」の「給与計算と給与明細の設定」画面が開きます。
 「給与明細関連」の「編集」をクリックします。


③「会社管理者が給与明細の備考欄を編集できるようにします」のトグルを「オン」にします。
④<保存>をクリックします。

 

入力

入力方法は「ファイルアップロード」「一括手入力」「個別入力」の3パターンです。
入力のタイミングは、基本的に該当の給与/賞与/退職金計算が確定してから行います。
給与明細のロックをかけた後でも備考の入力が可能です。
備考は最大3つ表示することが可能です。

「ファイルアップロード」と「一括手入力」


①「給与計算」をクリックします。
②備考を入力する該当の給与計算名称(例:2024年4月給与)の右隣の3つのドットマークをマウスオーバーします。
③「計算結果」の「備考作成・管理」をクリックします。

 

これ以降の手順は、「ファイルアップロード」と「一括手入力」に分かれます。
「一括手入力」の手順は、こちらを参照して下さい。
■一括手入力

■ファイルアップロード

複数人に複数の「備考」を登録する場合に便利です。
ダウンロードしたテンプレートへ内容を入力し、ファイルをアップロードして登録させる方法です。


④「給与明細の備考」の緑色の雲マークをクリックします。


⑤「テンプレートをダウンロード」をクリックします。

⑥ダウンロードされたテンプレートを開き、「編集を有効にする」をクリックします。
⑦対象者以外の行を削除します。


⑧対象者の「備考」(「備考(2)」「備考(3)」)を入力します。

<入力上の注意点>
・複数の備考入力が必要な場合は、「備考(2)」「備考(3)」の順に入力してください。複数の備考を入力する場合は必ず「備考」から入力してください。
・既に備考が入力されている場合、アップロードすると対象者の備考欄は上書きされます(テンプレートの空白の備考含む)。
・表示できる「備考」は最大3つまでです。


ファイルの種類「.xls」形式を選択します。
〈保存〉をクリックします。
互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。

⑪「ファイルを選択」をクリックします。

⑫作成したファイルを選択し、「開く」をクリックします。

⑬「データの最初の行番号」を選択します。
⑭<アップロード>をクリックします。

⑮インポートする従業員についての情報読み込み状況が表示されます。
⑯<インポートする>をクリックします。

⑰上図のように画面に表示されたらインポートが完了です。

 

■一括手入力

複数人に同じ内容を「備考」へ登録したい場合に便利です。

④「手入力の備考」をクリックします。
⑤対象の従業員の社員番号や名前(漢字/カタカナ/英語)やメールアドレスを入力して「検索」をクリックします。

⑥対象の氏名の左側の□に✓を入れます。 
「全ての給与明細に追加する」場合は、✓は不要です。
⑦備考欄に表示させる文章を入力します。
⑧「適用対象の備考」を選択します。
⑨「選択した給与明細に追加する」(⑥で✓を入れた従業員のみに追加する場合)
または、「全ての給与明細に追加する」(対象の給与明細の全ての従業員に追加する場合)を選択します。

<登録した内容を削除する場合>
「選択した給与明細から削除する」(追加した備考を⑥で✓を入れた従業員のみ削除する場合)
または、「全ての給与明細から削除する」(追加した備考を全ての対象の全ての給与明細から削除する場合)を選択します。

⑩<実行する>をクリックします。

⑪上図のように画面に表示されていたら入力が完了です。

 

■個別入力

①「備考」を入力する従業員の社員番号や名前(漢字/カタカナ/英語)を入力して、検索します。

②「給与・年末調整>給与明細」をクリックします。

③「備考」を入力する対象の給与明細をクリックします。
④画面右側の「備考」の「編集」をクリックします。
(「備考の一括編集」をクリックすると「備考作成・管理」画面へ遷移します。)

⑤対象の「備考」に内容を入力します。
備考は3つまで表示することができます。

<「管理者のみ閲覧可能」について>
「管理者のみ閲覧可能」は、個別画面からのみ登録することができます。
「管理者のみ閲覧可能」に登録した場合、従業員の画面には表示されません。

⑥<保存>をクリックします。

⑦完了すると上図のように表示されます。(備考を3つした場合の表示例)

 

従業員側の表示画面

■「給与明細」メニューで表示した場合

■給与明細をダウンロードした場合

最下段に表示されます。
明細全体の情報量によって備考が2枚目に表示される場合があります。

 

 

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