管理者用マニュアル

1.各種設定の確認・変更
従業員に年末調整のウィザード招待メールを送る前に、各種設定の確認・変更を行います。


【年末調整メニューの表示】
従業員機能「給与明細・年末調整」を「給与明細」と「年末調整」に項目を分けて表示させることができます。年末調整の時期だけこの設定をすることで年末調整ページを目立たせることができます。

[管理者機能] - [会社の設定] - [給与関連] – [年末調整の設定]

「編集」ボタンをクリックして設定を「オン」に変更後「保存」ボタンをクリックしてください。

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<変更前>

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<変更後>

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【年末調整ウィザード入力依頼メールのカスタム
社員への年末調整の入力依頼メールに記載される文言を規定の内容から変更することが可能です。

① [会社の設定]をクリックします。
② [会社関連]-「カスタム・メッセージ」をクリックします。

[管理者機能] – [会社の設定] – [会社関連] – [カスタム・メッセージ]
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③ 「年末調整のウィザード招待メール」をクリックします。
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④ 日本語、英語、それぞれ招待メールの件名と本文を編集します。
⑤ 〈保存〉ボタンをクリックしてください。
    ※内容を変更しない場合は、〈キャンセル〉ボタンをクリックしてください。
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【年末調整ウィザードの各種設定

年末調整ウィザードの各種設定の確認と変更が行えます。 

① [会社の設定]をクリックします。
② [給与関連]-「年末調整の設定」をクリックします。

[管理者機能] – [会社の設定] - [給与関連] – [年末調整の設定]
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③ 画面中段にある「年末調整ウィザードの設定」より下の箇所を確認します。
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<生命保険料控除申請の電子ファイル設定>
電子ファイルで生命保険料控除申請を可能にする場合、「オン」にしてください。
年末調整ウィザードに電子ファイルアップロード用のページが追加されます。
「編集」ボタンから設定を変更することができます。
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<年末調整ウィザード各ページの「アクセスの設定」>
ウィザード各ページの項目ごとにアクセスの設定を変更することができます。
編集」ボタンから設定を変更し「保存」ボタンをクリックしてください。
※設定はページごとに行います。
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「一括で設定する」を使用するとページ内の設定を一括で同じ設定に変更できます。
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<年末調整ウィザード各ページの「カスタムメッセージ設定」>

ウィザード各ページ画面上部に任意のメッセージ(日本語/英語)を追加することができます。
「編集」ボタンから内容を入力して「保存」ボタンをクリックしてください。
※設定はページごとに行います。
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【従業員のウィザード画面】
画面上部に設定したメッセージが反映されます。
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2.要チェック者・見直しが必要な方のチェック
要チェックの対象になった従業員や今年の新入社員、年末調整の対象外になりそうな方について確認をします。

【年末調整対象者のチェック】
入社後給与計算を行っていない従業員は「要チェック」の対象者となっています。
入力依頼メールを送信する前に、年末調整対象者が「要チェック」になっていないか確認してください
※「要チェック」と表示されている方は全員「要チェック」以外のいずれかの設定変更が必要です。
  設定変更はアセンダーにて行います。

要チェック者を確認
① 「要チェック」をクリックします。
② 下段に該当者が表示されます。

 [管理者機能] – [年末調整] – [年末調整] – [年末調整ホーム]
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【新入社員の設定】
新規入社があると、年末調整ホームに「給与計算対象者で、今年の年末調整設定が初期化されていない従業員が○人います。」が表示されます。
「未設定の従業員を初期化する」ボタンをクリックすると、「要チェック」人数に追加されます。
※この操作は、完了するまで多少時間を要します。
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【年末調整対象外になりそうな従業員のチェック】
招待メール送信前に対象外になりそうな従業員を確認することができます。
「年調対象外」に設定されると年末調整ウィザードの本人入力画面から保険関連入力画面が非表示になります。

 [管理者機能]– [年末調整] – [年末調整] – [対象外の従業員]
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【書面対応(ウィザード対象外)の設定】
招待メールを送信しない書面対応の従業員は、「紙ベース」の対象に設定します。
※この設定にした従業員は、「証明書回収対象」となります。

① 「紙ベース」の対象に設定をクリックします。 
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② 招待メールを送信しない書面対象者を入力してください。
  下段に名前が反映されます。
③ 「選択した従業員を『紙ベース』に設定する」をクリックしてください。
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④ 「今年の紙ベースの年調対象者に名前が追加されます。
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⑤ 対象従業員の「年末調整の様式」ページから各種様式をダウンロードできます。
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※表示されている様式を全てダウンロードして印刷してください。
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※誤って「今年の紙ベースの年調対象者」に設定した場合は、「年末調整の概要」ページから編集画面で「紙ベースの年調」をオンからオフに切り変えて〈保存〉してください。
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3.ウィザード入力依頼メールの送信

※初回のメール一斉送信は、アセンダー にて行います。

従業員に年末調整ウィザード入力依頼メールを送信します。
一覧で送信済みか未送信なのか等、状況を確認することも可能です。

【年末調整ウィザード入力依頼メールの送信・管理
年末調整のウィザード入力依頼の管理画面からウィザード依頼メールを送信します。(管理者操作)
招待メール送信対象者を確認後、メール送信を行います。

① [年末調整]をクリックします。
② [年末調整]-「ウィザード入力依頼の管理」をクリックします。
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③ 対象者にチェックを入れてください。
④ 「選択を送信する」または「全未送信を送信する」ボタンをクリックしてください。
  対象者を一括メール送信できます。

[管理者機能] – [年末調整] – [年末調整] – 「ウィザード入力依頼の管理」
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【年末調整ウィザード入力依頼リマインダー設定】
従業員に入力依頼メールを送信後に、情報の入力が未完了だった場合3回までリマインダー通知をすることが可能です。
通知日を設定する場合は以下の画面で指定します。

① [年末調整]-「今年の設定」をクリックします。
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② 「自動リマインダー」編集画面からリマインダー日を設定して、〈保存〉してください。
  設定した日付に自動的にウィザード未完了者に入力依頼メールが送信されます。
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※編集できない項目についてはアセンダー 側で設定変更をいたします。

 

4.進捗確認・ステータスの変更
登録や処理がどこまで進んでいるのかを確認できる画面です。
「対象者」「年調対象外」等の項目名をクリックすると、それぞれの対象者が表示されます。

 

年末調整の流れの概要はこちらからご確認ください。
[管理者機能] – [年末調整] – [年末調整] – [年末調整の流れの概要]
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【年末調整ホーム画面】
年末調整全体の進捗管理をこちらの画面で行います。
各項目をクリックすることで項目ごとに該当する対象者を表示します。


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① 確認したい項目をクリックします
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② 画面下に該当する従業員が表示されます。
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【ステータス変更】
前項で確認をした際、「次のアクション」に『完了』以外が表示された方については、表示されているリンク(青字)をクリックすることで次のステータスに進めることができます。 

例:「次のアクション」に『身上変更を見る』が表示されている
① 『身上変更を見る』をクリックします。
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② 「年末調整の身上変更申請の一覧」画面が開きます。

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各項目(申請中の年調申請など)をクリックするとフィルターされた結果が表示されます。

全ての申請 履歴内の変更要求の数
申請中の通常の申請 <承認申請中 保留中の通常の変更要求の数
未提出の年調申請  <未申請

未提出(年調ウィザード未完了)の年調ウィザード変更リクエストの数

※承認することはできません

申請中の年調申請  <承認申請中

申請されたが未確認の年調ウィザード変更要求の数

※内容を確認後、承認をしてください。

適用待ちの年調申請 <確認済み 確認済み(未適用)の年調ウィザードの変更要求の数 
※適用はアセンダー操作
適用済みの年調申請 <適用済み 適用された年調ウィザードの変更要求の数

 

③ 変更内容を確認し、承認する項目にチェックを入れてください。
④ 「承認する」をクリックしてください。
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⑤ 「承認済」と承認者名が表示されます。
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⑥ 年末調整ホーム画面に戻る際には、タブを閉じるとホーム画面に戻ります。
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  他の従業員を確認する際には、「一覧に戻る」をクリックします。
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こちらの画面から申請を承認することも可能です。

今年のすべての変更リクエストのトップページです。 すべてのステータスがここに表示されます。

[管理者機能] – [年末調整] – [年末調整身上変更申請]

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各項目(申請中の年調申請など)をクリックするとフィルターされた結果が表示されます。

全ての申請

今年の全ての年調ウィザード身上変更申請の従業員数

未提出の年調申請  <未申請

未提出(年調ウィザード未完了)の年調ウィザード変更リクエストの従業員数

※承認することはできません

申請中の年調申請  <承認申請中

申請されたが未確認の年調ウィザード変更要求の従業員数

※内容を確認後、承認をしてください。

適用待ちの年調申請 <確認済み

確認済み(未適用)の年調ウィザードの変更要求の従業員数 

※適用はアセンダー操作

適用済みの年調申請 <適用済み 適用された年調ウィザードの変更要求の従業員数

 

年末調整ホーム画面に戻る際は画面上部の「年末調整ホームページへ戻る」をクリックします。


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⑦ 年末調整ホーム画面の「ウィザード完了」をクリックします。
  下段に該当者が表示されます。
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⑧ 前項で「未承認の身上変更」をすべて承認した従業員が追加され、以下の表示に更新されます。
  ・処理状態   「身上変更承認済み」
  ・次のアクション 「回収済み状態にする」
⑨ 「回収済み状態にする」をクリックします。
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⑩ 「このアクションをすぐ実行しますか?」のメッセージが表示されます。
  AまたはBのどちらかの処理を行ってください。
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A 「次のアクション」で同じ状態の複数名を一度に更新する場合、『従業員の一括更新処理はこちら』をクリックします。
一括設定の画面で対象の従業員を追加して、「選択した従業員を『回収済みに設定する』をクリックします。
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 B 1名ずつ更新する場合は、「はい」をクリックします。

⑪ 「次のアクション」が『回収済みにする』に更新されます。
     『回収済みにする』をクリックします。
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⑫ 再度⑪と同じメッセージが表示されるので、「はい」をクリックします。
⑬ 「次のアクション」が「完了」に更新されます。
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【アセンダーに証明書送付後の処理】※証明書を回収した従業員のみ
証明書回収済み後の次のアクション「送付済みにする」ステータス変更は必ず行ってください。

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完了のステータス以降は、アセンダー側で処理状態を更新いたします。

 

 

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