オフィス勤務の設定(上長の承認を必要とする)と承認

2021年2月9日リリースで、オフィス勤務に申請機能が追加になりました。
今までオフィス勤務を使用してなかったお客様がこれからオフィス勤務を使用する場合は、以下の手順で設定後に使用してください。
※月間タイムシートの勤務日数全てを実費払いにする場合は、オフィス勤務は使用しません。

 

ー「オフィス勤務(上長の承認を必要とする)」とは?ー

月額で支給している通勤手当・交通費を、出勤した日数の実費で支払うことが可能です。
タイムシートの出勤日のうちオフィスに出勤した日だけ通勤手当を支給する、といった場合にオフィスに勤務した日を区別することを「オフィス勤務」と呼んでいます。
 例:在宅勤務日とオフィス出勤勤務日があり、オフィス出勤の日数だけ支給する。

従業員はオフィスに出勤した日は別途申請を行い、必ず上長の承認を必要とします。

※上長の承認を必要とせずに、自己承認で良い場合はこちらを参照してください。
 「オフィス勤務の設定(上長の承認を必要としない)」
 https://workcloud.zendesk.com/hc/ja/articles/360056586472

 

設定

Step1  申請機能をオンにする

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①「会社の設定」をクリックします。
②[勤怠・有休関連]-[勤怠管理]をクリックします。

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③「勤怠管理の設定」を編集から開きます。

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④「オフィス勤務申請の利用」をオンにします。
「オフィス勤務申請の承認方法」を『1段承認(上長のみ)』 に設定します。
〈保存〉します。

 

Step2  日額と月額の両方の通勤手当・交通費を設定できるように変更する

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①「従業員種類の設定」をクリックします。
② オフィス機能を使用する従業員種類の「給与計算」をクリックします。

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③「編集」をクリックします。

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④ 通勤手当設定の頻度で「通勤手当の頻度」を『一日単位』と『1ヶ月』の両方にチェック入れます。


その月の合計と月額を比較して金額が低い方を支給する場合は、「1日単位の合計と1ヶ月の通勤手当のうち低い方を使用する:はい』に設定します。
  例 1日単位1000円  月額15000円 1月の出勤日数が16日
    「はい」設定   15000円を支給します(月額15000円の方が低いため)
    「いいえ」設定  16000円を支給します

⑤〈保存〉をクリックします。
 
 ※従業員種類毎に設定が必要です。
  全社的に設定する場合は、全ての従業員種類で変更してください。

 

Step3  【対象の従業員】通勤手当の設定を変更する

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① 社員番号、名前(漢字/カタカナ/英語)を入力し、オフィス勤務を使用する従業員を検索します。

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②「従業員管理>従業員の設定>通勤手当・交通費」画面で『現行の通勤手当』の編集をクリックします。
※『現行の通勤手当』がない場合は、⑤から設定してください。

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③「通勤手当終了日」の日付を設定します。
④〈保存〉をクリックします。

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⑤「新規通勤手当を追加する」をクリックします。

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⑥「通勤手当開始日」等、必要な内容を入力します。
 「通勤手当の期間」を『一日単位』に設定します。
 「非課税通勤手当・交通費」「課税通勤手当・交通費」で月額の金額を設定します。
  「日当通勤手当」で1日単位の金額を設定します。

⑦〈保存〉をクリックします。

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「オフィス勤務申請設定」の編集から、『オフィス内で働く勤務日のみ通勤手当を支払う(日当):はい』の設定で保存します。
この設定で、出勤日数のうちオフィス勤務日数×日当通勤手当の合計がその月の通勤手当・交通費になります。
※「1日単位の合計と1ヶ月の通勤手当のうち低い方を使用する:はい」の設定の場合、比較して低い金額が採用されます。

 

Step4  【対象の従業員】タイムシートにオフィス勤務の表示をする

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①「従業員管理>従業員の設定>タイムシート」画面の「オフィス勤務申請設定」の編集から、『オフィス勤務申請を利用する:オン』の設定で〈保存〉します。
この設定で、タイムシート画面でオフィス勤務日数に関する画面が表示されるようになります。

以上で設定は完了です。

従業員がオフィス勤務を申請する手順については、こちらを参照してください。
「オフィス勤務の申請(上長の承認を必要とする)」
https://workcloud.zendesk.com/hc/ja/articles/360057147391

 

承認方法

【対象従業員の上長】申請されたオフィス出勤を承認する

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① 上長機能の「承認管理」をクリックします。

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②「オフィス勤務申請」をクリックします。
③  承認する申請にチェックを入れます。
④「選択を承認する」をクリックします。

 

   従業員機能の「ホーム」画面でも承認することも可能です。

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承認すると、対象従業員のタイムシート「オフィス勤務申請」画面の状態は『承認申請中』から『承認済』に変わります。

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給与明細

給与計算を行うと、タイムシートの出勤日数のうちオフィス勤務日数×日当通勤手当の合計がその月の通勤手当・交通費になります。

 オフィス出勤日が5日間だった際の給与明細例
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※「1日単位の合計と1ヶ月の通勤手当のうち低い方を使用する:はい」の設定の場合、比較して低い金額が採用されます。

 

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