人事のアナウンス機能(2021年3月22日リリース)

2021年3月22日に、人事のアナウンス機能が追加になりました。
この機能は、全従業員または従業員を限定してお知らせできる機能です。
表示する画面や公開日を指定することが可能です。
※届いたアナウンスに対して従業員が返信することはできません。


ご使用を希望される際はAscenderにご連絡ください。

開始設定後に以下の手順でアナウンスを使用します。

各種設定や各アナウンスの作成可能者
・会社管理者
・人事管理者

設定編

表示関連の設定をする

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①「従業員管理」をクリックします。
② [人事のアナウンス]で各種設定を行います。

 

全般設定

表示されるメニュー名や通知されるメールの件名の最初に表示される文言について変更することができます。
※変更せずに初期値のままで構いません。

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① 「全般設定」をクリックします。

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②「編集」をクリックします。

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③ 初期値から変更したい箇所は入力します。

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④〈保存〉をクリックします。

 

リスト管理

通知対象者を全員ではなく限定したい場合に使用する、対象者リストを作成する画面です。
※アナウンスを作成する時点で作成も可能です。

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① 「リスト管理」をクリックします。
② 「新規追加」をクリックします。

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③ アナウンスしたい対象者を設定します。

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④ 〈保存〉をクリックします。

<特定の個人に限定したい場合>
従業員種類や部署単位等のグループではなく、特定の個人宛にしたい場合は、「対象従業員の指定方法」を『従業員を個別に追加する』としてリストを作成してください。
アナウンス作成時にこのリストを選択した後に、対象者を指定します。

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種類設定

アナウンスする分類の名称とイメージアイコンを設定します。
※アナウンスを作成する時点で作成も可能です。すぐに使える「一般」が最初から登録済みです。

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① 「種類管理」をクリックします。
② 「新規追加」をクリックします。

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③ 分類名称やアイコンを設定します。

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④ 〈保存〉をクリックします。

 

<注意>
「一般」は初期値として最初から登録されています。
編集から名称等は変更可能ですが、削除することはできません。

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作成編

従業員に通知する内容を作成します。

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① 「アナウンス管理」をクリックします。
② 「新規追加」をクリックします。

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③ アナウンスする内容や対象者、公開方法等を設定します。

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<注意>
作成したアナウンスは編集画面から削除可能ですが、削除後は対象従業員のアナウンスリストからも削除され非表示となります。
一度削除すると元に戻すことが出来ないため、削除は慎重に行ってください。

 

公開編

アナウンス作成時に「手動公開」を選択した場合は公開処理を行います。
「自動公開」を選択した場合は、指定した公開日の午前4時に自動的に公開されます。

■手動公開

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① 「アナウンス管理」をクリックします。

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② 一覧から公開したいアナウンスのタイトルをクリックします。

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③ 「対象者を更新する」をクリックします。

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④ 「公開する」をクリックします。

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⑤ 「このアナウンスを公開しますか?(メール通知設定オフの場合)メール通知が送信されません。」のメッセージを確認し、「はい」をクリックします。

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⑥ 画面上部に「アナウンスが公開されました」と表示された後に、公開日時も表示されます。

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⑦ 画面下段にはいつ作成し、いつ公開等行ったのか履歴を確認できます。

 

■自動公開

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アナウンス作成時に「自動公開」で公開日を設定したアナウンスは、指定日の午前4時に自動的に公開されます。

 

■対象者の確認■

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全対象者:アナウンス対象者
非公開:公開後であれば「0」になります。自動公開で公開前であれば人数が表示されます。
   (公開後に対象者を1人追加し、まだ公開していない場合は「1」が入ります)
未読者:公開済みだがまだ「既読にする」のチェックを入れていない人数。
読者:公開済みで「既読にする」にチェックを入れた人数

 

**公開前に対象者を取り消したい場合**
「対象者を更新する」ですでに対象人数が表示されている状態の場合、以下の方法で外します。

■いったん対象者全員を外す場合

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「対象者を外す」をクリックし、メッセージを確認して〈はい〉をクリックします。対象者が0に戻ります。

■特定の人だけ対象から外す場合

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「全対象者」をクリックし、外したい従業員名の右端の「×」をクリックすると、対象外となります。

 

アナウンス公開後

■公開後に対象者になった従業員に公開する

アナウンスを公開後に「対象者を更新する」で新たに対象者を抽出することが出来ます。
(例)対象者を部署リーダーとして一旦公開したが、その後に部署リーダーになった従業員がいる。
対象者を抽出した後に、公開処理を行います。

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① 「対象者を更新する」をクリックします。

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② 「全対象者」の人数が増え、「非公開」に増えた人数が表示されます。
  「非公開」をクリックすると、抽出された従業員が確認できます。

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③ 「再度公開する」をクリックすると、非公開の従業員(抽出された従業員)のみ公開します。

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④ メッセージを確認し、「はい」をクリックすると公開されます。



■公開後に対象者ではない、特定の従業員にアナウンスする

前項の「対象者を更新する」で対象とならない従業員に、アナウンス公開後に同じ内容でアナウンスしたい場合に使用します。
対象者を抽出した後に、公開処理を行います。

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① 赤枠の「こちら」をクリックします。

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② 「従業員を追加」をクリックします。

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③ 氏名/メールアドレス/社員番号のいずれかで検索します。
④ ③で選択した従業員が表示されます。
⑤「追加する」をクリックします。

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⑥ 「対象者が〇人追加しました」と画面上部に表示されます。

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⑦ 「再度公開する」をクリックします。追加した対象者(まだ非公開)のみ公開対象となります。

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⑧ メッセージを確認し、「はい」をクリックすると公開されます。

 

■公開済みのアナウンスを非公開に戻す

公開から非公開の状態に戻します。

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①「非公開にする」をクリックします。

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②「実行する」をクリックします。
「既存の既読状態を保つ」にチェックありで実行すると、再度公開処理を行っても既読の従業員は「既読」表示は変わりません。

 

■既読を未読に戻す

すでに「既読にする」のチェックをつけた従業員を未読状態に戻します。

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① 「未読状態に戻す」をクリックします。

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② メッセージ確認し、「はい」をクリックします。

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③ 「対象従業員を全て未読状態に戻しました」と画面上部に表示されます。

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④ 既読だった従業員も未読状態となり、「読者」(既読者)の人数が0になり、「未読者」の人数となります。

 

従業員が人事からのアナウンスを確認する手順は、こちらを参照してください。
「人事からのアナウンスを確認する」
https://workcloud.zendesk.com/hc/ja/articles/360058734671

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