2022年 お問い合わせ方法【管理者用】 お客様の人事部経由のみ(アウトのみ)オン

年末調整の内容に関するお問い合わせは、Workcloudの「問い合わせ管理」画面で管理することができます。

管理者機能[年末調整]ー[問い合わせ管理]mceclip0.png

 

【問い合わせの確認】
問い合わせが作成されると、画面上部に件数が表示され進捗を確認することができます。
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【従業員からの問い合わせに回答する】
①「未対応(人事)」をクリックします。
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② 対象の問い合わせを選択します。
③ 回答内容を入力してください。
④ アクション「従業員に回答する」を選択してください。
⑤ 「送信」をクリックします。対象の従業員に回答が届きます。
 「送信・解決」・・・メッセージを送信して問い合わせをクローズします。
 「解決済」・・・メッセージを送信せず問い合わせをクローズします。
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⑥ アクション「従業員に回答する」を選択し、送信した場合のステータスは「未対応(人事)」から「未対応(社員)」へ移動します。
※「送信・解決」または「解決済み」で送信した場合は、「完了」へ移動します。mceclip4.png

⑦ 回答した履歴は対象の問い合わせの下段で参照できます。
※いったん回答した後に追記したい場合は、内容を記載して「アクション:従業員に追記送信する」で送信してください。mceclip5.png

 

【人事から従業員に問い合わせをする】
①「問い合わせを作成する」ボタンをクリックしてください。
②  問い合わせ対象の「従業員氏名」または「社員番号」を入力してください。
     検索欄下に候補が表示されますので対象者をクリックして選択してください。
     問い合わせウィンドウが表示されます。mceclip6.png

③  送信するメッセージの言語(日本語/英語)を選択できます。
④「件名」「メッセージ本文」を入力してください。
⑤  ファイルを添付する場合は、「ファイルを選択」から指定してください。
⑥ 「今送信する」をクリックすると、対象の従業員に問い合わせが送信されます。mceclip7.png

 

【代行会社からの問い合わせに対応する】
■代行会社(Ceridian)の問い合わせを従業員へ転送する
① 対象の問い合わせを選択します。
② 従業員にメッセージを入力してください。
③ アクション「従業員に転送する」を選択してください。
④「送信」ボタンをクリックしてください。mceclip8.png


■代行会社(Ceridian)の問い合わせを人事で回答する(従業員に転送しない)
代行会社からの問い合わせに対し、従業員に転送しなくても回答できる内容の場合は、アクションを「代行会社に回答する」を選択して送信します。
②  回答内容を入力してください。
③ アクション「代行会社に回答する」を選択してください。
④ 「送信」ボタンをクリックしてください。mceclip9.png

 

■従業員からの回答を代行会社(Ceridian)に転送する
代行会社からの問い合わせを従業員に転送して、従業員からその回答が届いた場合に代行会社に転送することができます。

① 対象の問い合わせを選択します。
② 代行会社にコメントを入力してください。
③ アクション「代行会社に転送する」を選択してください。
④ 「送信」ボタンをクリックしてください。

 

<アクション 「管理者用の備考を作成する」>
アクションの「管理者用の備考を作成する」を選択して送信は、メモ的な内容を登録するケースにご使用ください。
正式なメッセージを送信する場合は、「従業員に転送する」もしくは「代行会社に回答する」のアクションを選択してください。
※作成した備考は下段で確認可能です。mceclip10.png

 

問い合わせ内容・回答の定型文の登録
問い合わせ作成や対応時に使用できる「よく使う定型文」を事前に登録することが可能です(任意)。

①  管理者機能[年末調整]をクリックします。
②[問い合わせの管理]―[問い合わせの定型文管理]をクリックします。
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③「新規追加」をクリックします。mceclip12.png

④ 「定型名」と「定型本文」を登録します。
(「定型文(英語)」「定型本文(英語)」は、使用しない場合は入力しなくても構いません
 ※「定型名」は問い合わせ作成時などの定型文検索時に表示されるタイトルにも使用されます。

⑤〈保存〉をクリックします。mceclip13.png

⑥  登録されると下図のように表示されます。mceclip14.png


■問い合わせ作成時に使用する
問い合わせ作成画面の右上の「登録済みの定型文」から選択してクリックすると、件名とメッセージ本文に反映します。mceclip15.png

 

■回答時に使用する
従業員や代行会社からの問い合わせに回答する際にも定型文を使用することが出来ます。

①  回答する問い合わせを選択します。
②「定型文から選択する」のアイコンをクリックします。
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③  使用する定型文の件名を選択します。
④  右側の回答欄に反映します(定型文の「件名」は反映しません、「定型本文」のみです)。
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※システムの使用方法に関するお問い合わせは、Workcloud画面右下の緑の?マークよりお問い合わせください。

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