上長機能(承認管理、マイ部署、シフト管理)

Workcloud起動時に左のメニューに上長のみ表示される、上長権限者が使用することができる機能について紹介いたします。

※「上長」とは部署のリーダーや会社管理者などに該当する従業員です。

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1.承認管理

左メニューから「承認管理」を選択すると、以下の画面へ遷移します。

「承認申請」ではあなたが承認者になっている従業員の申請の確認、「代理承認者」ではあなたの代わりに承認作業を行ってもらう従業員を設定することができます。

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Ⅰ.承認申請

「あなたの承認が必要な申請」の各項目をクリックすると、各従業員からの申請が一覧で表示されます。

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申請のリストを以下の機能を使用することで、ターゲットを絞る事が出来ます。

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項目 詳細

全ての申請者

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あなたが承認管理するメンバの一覧が表示します。人数の多い場合には最上部に検索ボックスが表示します。従業員の名前や社員番号を入力し特定の従業員を検索できます。

全ての申請種類

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ここでは、申請の種類を選択します。代理承認者によって承認されたものを確認することもできます。

承認申請中

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全ての申請状態/承認申請中/処理中/承認済/却下済みの申請をそれぞれ指定して一覧表示することができます。

対象日付

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ここで日付を絞る事ができます。対象日付はデフォルトのため、選択しても一覧に変化はありません。⑤で日付を選択することで、一覧の再作成を行います。

対象日付:全体

申請日付:申請者が申請した日付

対応日付:承認者が対応した日付

日付

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カレンダー形式で日付を選択します。

 

〇申請の承認/却下

申請一覧にて承認したい申請の左側にあるチェックボックスをクリックします(左上のチェックボックスをクリックすると一覧にある全員にチェックが付きます)。

「選択を承認する」をクリックします。

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※申請の承認、申請の却下の際、「備考を入力(任意)」の欄に理由等の備考の入力ができます。

※入力した内容は申請した従業員のホーム画面のお知らせに反映します。

 却下する場合にここで入力すると、従業員はホーム画面で却下理由も確認することが出来ます。
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Ⅱ.代理承認者

代理承認者とはあなたが承認者となっている申請を、あなたの代わりに承認する従業員とその期間などを設定することが出来ます。(長期出張、不在等の場合などにも使用することができます。)

一人も設定していない場合は、以下の画面が表示されます。

 

・代理承認者の新規追加

①新規追加ボタンをクリックします。

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②以下の画面が表示しますので、それぞれ設定していきます。(表にまとめます)

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設定項目 詳細

①代理承認者名

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社員一覧が表示します。その中から設定します。

一番上の検索ボックスに、氏名、社員番号など使用することもできます。

②承認種類

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指定した項目について、代理で承認ができるようになります。各項目で指定したもののみ承認可能になりますが、「全ての申請種類」「代理承認者」を設定すると承認を代理でできます

③開始日 カレンダー形式で選択します。選択した日付以降の申請に対して代理承認ができます。
④終了日 カレンダー形式で選択します。終了日以降は代理承認者の権限がなくなります。

設定が完了したら、画面下部の「承認申請をする」をクリックします。キャンセルする場合にはキャンセルをクリックします。

(例)設定方法については、こちらも参照してください。
「代理承認者を申請する」

https://workcloud.zendesk.com/hc/ja/articles/360048127972

 

2.マイ部署

左メニューから「マイ部署」を選択すると、以下の画面へ遷移します。

「マイ部署」ではあなたの被承認者名や各画面に遷移できるリンク先名が表示されます(経費精算機能を使用している場合は経費精算、工数管理を使用している場合は工数管理のリンク先も表示されます)。
「部署の工数管理」は工数管理を使用している会社のみ表示されます。この画面では月間の工数状況や年間の稼働率も確認できます。

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Ⅰ.マイ部署

従業員(上長)の日承認者が表示されます。それぞれ、リストに表示される従業員の氏名や機能名をクリックすることで各機能へ遷移することができます。

経費精算機能を使用している場合は経費精算、工数管理を使用している場合は工数管理のリンク先も表示されます。

複数の部門を管理している場合には、上記のような画面が表示されます。管理する全部署のレポート、各部門のシフトなどへのリンクが表示されます。

 

○部署のシフト

上図、「部署のシフト」クリックした時、シフト登録済みの場合は、3.シフト管理(Ⅰ.シフト・スケジュール)の画面へ遷移します。

 

○全部署のレポート、部署のレポート

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部署に関連するレポートが表示されます。赤枠のリンクをクリックすると、下記レポート選択の画面が表示します。レポート名を選択すると、チームメンバーの各種レポート画面へ移動します。

 

上長機能から確認できるレポートとその概要について以下に記します。

 

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レポート名 詳細

タイムシート関連

 月間タイムシート

氏名/社員番号のほか、タイムシートに記載される項目について、管理している従業員を一覧で表示します。横スクロールで全ての項目を表示することができます。

以下サンプル画像

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月間タイムシートの承認状態

各月におけるタイムシートの承認状態が確認できます。

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年間タイムシート

年を選択し、集計したい期間を選択することで年間のタイムシート一覧が表示されます。横スクロールで全ての項目を表示することができます。

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年間タイムシート残業時間集計

年間の各種残業時間の合計が表示されます。横スクロールで全ての項目を表示することができます。

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遅刻・早退の日数

年間における遅刻・早退の回数が一覧化されています。

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年間勤務と滞在時間の比較

該当年の各月毎に勤務時間と滞在時間を比較することができます。横スクロールで全ての項目を表示することができます。

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総合タイムシート 各従業員、各月毎に1日ごとに連続したデータとして表示する
タイムシートアラート

タイムシートアラートが発動した履歴の一覧を各月毎に表示します。

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未入力打刻アラート

未入力打刻アラートが発動した履歴の一覧を各月毎に表示されています。

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休暇・不在関連

月次休暇・不在実績

月毎に取得した休暇や不在の情報を一覧で表示します。それぞれ取得した有給休暇、会社独自の特別休暇等が明記されます。

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年間有休実績

年間における月毎の有給取得日数を一覧で表示します。

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年次有給の取得率

有休の取得率(消化率)を表示します。月毎に取得した有休日数+時間有給も表示されます。

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長期連続有給の取得状況

長期連続有休の取得状況のリストが表示されます。年ごとに確認することができます。

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産休/休職

休職、産休、育休など休職取得中の従業員の一覧を表示します。

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各種レポート画面で表示しているmceclip16.pngのマークをクリックすると、スプレッドシートとしてダウンロードも可能です。

 

Ⅱ.部署の工数管理

部署の工数管理は、工数管理を使用している会社のみ表示されます。管理する部署の月間工数タイムシート、年間工数タイムシートへ遷移します。

 

■月間工数の概要

この画面では、月単位で工数の入力状況や稼働率等を確認できます。

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                サンプル画面(月間工数の概要)

 

■年間プロジェクト稼働率

この画面では、年間のプロジェクトの稼働率が確認できます。

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            サンプル画面(年間プロジェクト稼働率の概要)

 

 

3.シフト管理

部署のシフトを一覧で確認することができます。また 「パターン管理」からシフトパターンを新規追加することも可能です。
※「シフト管理」はシフト機能を使用している会社のみ表示されます。

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Ⅰ.シフト・スケジュール

月毎にシフトのスケジュールを確認することができます。

 

■一つの部署のみでシフト管理を使用している場合

シフト管理をしている各従業員のシフトスケジュールを確認できます。

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■複数の部署でシフト管理を使用している場合

複数のシフト部署で承認者の場合は、まず部署名が表示されます。部署名をクリックすると、部署毎のシフトが確認できます。

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Ⅱ.パターン管理

1日のシフトの編集ができます。すべてのシフトパターンが一覧で表示します。また、「1日パターンを追加」をクリックすると、シフトを追加することができます。

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■新規に作成する場合

「1日のパターンを追加」をクリックし、以下の画面にて新規にパターンを追加します。

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シフト・コード、シフト名、色、時間を設定できる画面へ遷移します。午前、午後と細かくシフトの時間を設定できます。レギュラーシフトの開始時間と午前シフトの開始時間、レギュラーシフトの終了時間と午後シフトの終了時間をそれぞれ合わせ、画面下部最後に保存をクリックすることで新規にシフトパターンが追加できます。

 

■既に作成済みのパターンを編集する場合

パターン名のリンクをクリックします。

シフト・コード、シフト名、色、時間を設定できる画面へ遷移します。午前、午後と細かくシフトの時間を設定できます。レギュラーシフトの開始時間と午前シフトの開始時間、レギュラーシフトの終了時間と午後シフトの終了時間をそれぞれ合わせる必要があります。

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※ 全ての画面表示はsandboxから引用しています。

上長機能として基本的に表示している機能は以上になります。(別途設定などで表示される機能は異なります。)英語版はこちらになります。

 

 

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