社会保険(健康保険や厚生年金など)の対象／対象外は、従業員種類の設定に紐づいています。
初期値(従業員種類の設定)と異なる場合は、新たに従業員種類を作成することを推奨します。
※新たに従業員種類を作成する際はこちらを参照してください「既存の従業員種類をコピーして新規従業員種類を追加する」
従業員入社時の社会保険関連情報を一括でアップロードする際は、下記より行います。
仕様画面
1.入力用のテンプレート準備
■空白のテンプレートを使用する場合
■既存のデータ入りのテンプレートを使用する場合
２.ファイルのアップロード
インポートした従業員情報の確認
仕様画面
① 管理者機能「データ・インポート」をクリックします。
②「すべてのマスターデータをインポートする」をクリックします。
③ この画面でアップロード用テンプレートをダウンロードします。
完成したテンプレートもここからアップロードします。
1.入力用のテンプレート準備
新入社員の招待メール送信前に社会保険関連情報の一括アップロードを行う場合は、空白のテンプレートを使用します。
新入社員の招待メール送信済で、オンボーディングの承認後に、社会保険関連情報の一括アップロードを行う場合は、既存のデータ入りのテンプレートを編集して使用します。
どちらか該当する内容を参照して、テンプレートを作成してください。
■空白のテンプレートを使用する場合
■既存のデータ入りのテンプレートを使用する場合
■空白のテンプレートを使用する場合
招待メール送信前の新入社員に使用します。
①「空白のテンプレートをダウンロードする」をクリックします。 ここからダウンロードされたシートの拡張子は「.xlsx」となっています。
② ダウンロードしたテンプレートを開き、画面上部の「編集を有効にする」をクリックします。
③「社会保険マスター」シートを残して、他のシートはすべて削除します。
他のシート情報も同じタイミングでインポートすることは可能ですが、ここでは割愛します。
④「社員番号」と「基礎年金番号」、「被保険者整理番号(健康保険用)」、「雇用保険被保険者番号」、「開始年月」、「決定事由」、「健康保険の標準報酬月額」を必ず入力してください。
「厚生年金の標準報酬月額」は「※必須」項目となっていますが、「健康保険の標準報酬月額」をインポートすると自動的に登録されます。
「被保険者整理番号(厚生年金用)」は「任意」項目ですが、「被保険者整理番号(健康保険用)」と異なる場合は入力してください。
「社会保険の対象者」と「雇用保険対象」、「労災保険」は「※必須」項目となっていますが、従業員種類の設定に紐づいているため空欄にしてください。
「社会保険の加入日」と「社会保険の被保険者区分」、「雇用保険資格取得日」は、「任意」項目ですが入力することを推奨します。
※従業員が2カ所以上の事業所で勤務する場合、それぞれの事業所で受ける報酬月額の按分計算はWorkcloudでは自動算出できません。
この場合、「健康保険料の標準報酬月額」は空欄のままにします。「健康保険の固定金額」と「厚生年金の固定金額」へそれぞれ入力してください。
⑤「Excel 97-2003ブック（*.xls）」を選択します。
⑥ ＜保存＞をクリックします。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
■既存のデータ入りのテンプレートを使用する場合
招待メール送信済みでオンボーディング承認後の新入社員に使用します。
①「既存のデータ入りのテンプレートをダウンロードする」をクリックします。
ここからダウンロードされたシートの拡張子は「.xlsx」となっています。
②「全登録データのダウンロード」画面に移動します。 「Excelワークブックに全データを含める」のチェックを外します。下段の項目すべてのチェックが外れます。
③「社会保険マスター」にチェックを入れます。
④ あなたのパスワードを入力します。
⑤「ダウンロード」をクリックします。
⑥ 画面上段に表示された「最新の作成済みレポート」をクリックして、フォルダへ保存します。
⑦ ⑥で保存したファイルを開き画面上部の「編集を有効にする」をクリックします。
⑧ レポートには現在の全従業員の情報が表示されます。
対象従業員以外の行を削除します。
⑨「社員番号」と「姓」、「名」以外で登録済の項目に網掛けをして印をつけます。
⑩「被保険者整理番号(健康保険用)」と「開始年月」、「決定事由」、「健康保険の標準報酬月額」を必ず入力してください。 「健康保険料の標準報酬月額」、「厚生年金の標準報酬月額(※必須)」、「厚生年金の標準報酬月額(任意)」は空欄にしてください。
従業員が2カ所以上の事業所で勤務する場合以外は、「健康保険の固定金額」、「厚生年金の固定金額」も空欄にします。
「厚生年金の標準報酬月額」は「※必須」項目となっていますが、「健康保険の標準報酬月額」をインポートすると自動的に登録されます。
「被保険者整理番号(厚生年金用)」は「任意」項目ですが、「被保険者整理番号(健康保険用)」と異なる場合は入力してください。
「基礎年金番号」と「雇用保険被保険者番号」が空欄の場合は必ず入力してください。
「社会保険の加入日」と「社会保険の被保険者区分」、「雇用保険資格取得日」は、「任意」項目ですが入力することを推奨します。
※従業員が2カ所以上の事業所で勤務する場合、それぞれの事業所で受ける報酬月額の按分計算はWorkcloudでは自動算出できません。
この場合、「健康保険料の標準報酬月額」は空欄のままにします。「健康保険の固定金額」と「厚生年金の固定金額」へそれぞれ入力してください。
⑪ ⑨で網掛けをしたセルを空欄にします。
⑫「Excel 97-2003ブック（*.xls）」を選択します。
⑬ ＜保存＞をクリックします。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
２.ファイルのアップロード
①「ファイルを選択」をクリックして、「1. 入力用のテンプレート準備」で完成したファイルを選択します。
②「アップロード」をクリックします。
③ インポートする従業員についての情報読み込み状況が表示されます。
※「従業員の給与計算情報を読み込み中です。社員番号〇〇〇：給与設定の開始日が未設定です。」という警告メッセージが表示される場合があります。
インポート完了には影響がないため無視してください。
④「インポートする」をクリックします。
進捗バーが表示されます。
※テンプレートの項目すべてを参照しているため、入力していない項目についても「インポート中」と表示されますが問題ありません。
⑤ 上図のような画面が表示されたらインポートが完了です。
インポートした従業員情報の確認
① 管理者機能［レポート］をクリックします。
②「その他」の『全登録データのダウンロード』をクリックします。
③「Excelワークブックに全データを含める」のチェックを外します。下段の項目すべてのチェックが外れます。
④「社会保険マスター」にチェックを入れます。
⑤ あなたのパスワードを入力します。
⑥「ダウンロード」をクリックします。 ダウンロードしたレポートで、インポートした従業員情報を確認することができます。
※レポートには現職の全従業員の情報が表示されます。
※「開始年月」が翌月以降の場合は、「未設定」、「健康保険の標準報酬月額：０」と表示されまます。「開始年月」の当月以降にレポートをダウンロードすると表示されます。
登録内容は「従業員管理＞基本設定＞標準報酬月額」で確認できます。
・一括アップロードではなく、個別に登録する場合はこちらを参照してください。
入社時の社会保険関連の個別登録
コメント