2022年 管理者用マニュアル①

1.各種設定の確認・変更
従業員に年末調整のウィザード招待メールを送る前に、各種設定の確認・変更を行います。


【年末調整ウィザード入力依頼メールのカスタム

社員への年末調整の入力依頼メールに記載される文言を規定の内容から変更することが可能です。

① [会社の設定]をクリックします。
② [会社関連]-「カスタム・メッセージ」をクリックします。

管理者機能 [会社の設定] – [会社関連] – [カスタム・メッセージ]
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③ 「年末調整のウィザード招待メール」をクリックします。
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④  去年設定済みの場合は、次に下図が表示されます。「編集」をクリックします。
 ※未設定の場合、下図は表示されません。⑤に進んでください。mceclip2.png

⑤ 日本語、英語、それぞれ招待メールの件名と本文を編集します。
⑥ 〈保存〉ボタンをクリックしてください。
※内容を変更しない場合は、〈キャンセル〉ボタンをクリックしてください。
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※自分宛てにサンプルメールを送って確認する場合は、「サンプルメールを(この後はご自身の登録メールアドレスが表示されます)に送信する」をクリックしてください。
表示される提出期限はあくまでも仮の日付のため、実際と異なる場合があります。mceclip4.png

<メールサンプル>mceclip5.png

 

■メッセージ本文の規定文章を入れずにフルカスタムする場合
① [会社の設定]をクリックします。
② [給与関連]-「年末調整の設定」をクリックします。

管理者機能 [会社の設定] - [給与関連] – [年末調整の設定]

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③ 「編集」から『年末調整ウィザードの入力依頼通知に規定メッセージを含む:オフ』に設定し保存します。

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④ この後に上記の③からの手順でカスタム・メッセージ本文を設定します。

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<「オフ」の場合のメールサンプル>
設定した本文のみ反映します。mceclip10.png

<「オン」の場合のメールサンプル>
「メッセージの本文」で設定しなくても、下記の規定文章は自動反映されます。mceclip11.png


【年末調整ウィザードの各種設定

年末調整ウィザードの各種設定の確認と変更が行えます。 

① [会社の設定]をクリックします。
② [給与関連]-「年末調整の設定」をクリックします。

管理者機能 [会社の設定] - [給与関連] – [年末調整の設定]

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③ 画面中段にある「年末調整ウィザードの設定」より下の箇所を確認します。


<年末調整ウィザード各ページの「アクセスの設定」>
ウィザード各ページの項目ごとにアクセスの設定を変更することができます。
編集」ボタンから設定を変更し「保存」ボタンをクリックしてください。
※設定はページごとに行います。
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「一括で設定する」を使用するとページ内の設定を一括で同じ設定に変更できます。
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<年末調整ウィザードの「カスタムメッセージ設定」>

ウィザード各ページ画面上部に任意のメッセージ(日本語/英語)を追加することができます。
「編集」ボタンから内容を入力して「保存」ボタンをクリックしてください。

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設定はページごとに行います。

■例:ウィザード最初のページ「ウィザード概要」
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反映例:【従業員のウィザード概要画面】
画面上部に設定したメッセージが反映されます。mceclip18.png

■閲覧のみ項目ページ
「閲覧のみ」を設定したページに任意の文章を設定する場合は、「閲覧のみ項目の説明メッセージ」で設定します。
「閲覧のみ」とした箇所で、ここで設定したメッセージが表示されます。mceclip19.png

反映例:【個人情報の確認画面】※「閲覧のみ」設定画面
画面上部に設定したメッセージが反映されます。mceclip20.png

■それ以外の項目ページ
「閲覧のみ項目の説明メッセージ」や「概要ページ」より下段の設定箇所では、それ以外の各項目(従業員の住所、本人税区分の情報、配偶者の情報等)のカスタムメッセージを設定することが可能です。mceclip21.png

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2.要チェック者・見直しが必要な方のチェック
代行会社(Ceririan)で初期化後に要チェックの対象になった従業員や今年の新入社員、年末調整の対象外になりそうな方について確認をします。
※確認だけで基本的には行う作業はありません。

Ceridianで初期化後に年末調整ホーム画面に以下チェック画面が表示されます。

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【年末調整対象者のチェック】
入社後給与計算を行っていない従業員は「要チェック」の対象者となっています。
入力依頼メールを送信する前に、年末調整対象者が「要チェック」になっていないか確認してください
※「要チェック」と表示されている方は全員「要チェック」以外のいずれかの設定変更が必要です。
設定変更はCeridianにて行います。

要チェック者を確認
① 「要チェック」をクリックします。
② 下段に該当者が表示されます。

 [管理者機能] – [年末調整] – [年末調整] – [年末調整ホーム]
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年末調整の対象者は以下の基準で判定されています。

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【新入社員の設定】
新規入社があると、年末調整ホームに「給与計算対象者で、今年の年末調整設定が初期化されていない従業員が○人います。」が表示されます。
「未設定の従業員を初期化する」ボタンをクリックした場合、「要チェック」人数に追加されます。
※この操作は、完了するまで多少時間を要します。
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【年末調整対象外になりそうな従業員のチェック】
招待メール送信前に対象外になりそうな従業員を確認することができます。
年調対象外として設定されると、年末調整ウィザードの本人入力画面から保険関連入力画面が非表示になります。

 管理者機能[年末調整]ー[年末調整]ー[対象外の従業員]
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【書面対応(ウィザード対象外)の設定】
招待メールを送信しない書面対応の従業員は、「紙ベース」の対象に設定します。
※この設定にした従業員は、「証明書回収対象」となります。

① 「『紙ベース』の対象に設定」をクリックします。 
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② 招待メールを送信しない書面対象者を入力してください。
  下段に名前が反映されます。
③ 「選択した従業員を『紙ベース』に設定する」をクリックしてください。
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④ 「今年の紙ベースの年調対象者に名前が追加されます。
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⑤ 対象従業員の「年末調整の様式」ページから各種様式をダウンロードできます。
※表示されている様式を全てダウンロードして印刷してください。
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誤って「今年の紙ベースの年調対象者」に設定した場合は、弊社サポートかオペレーターにご連絡ください。


3.ウィザード入力依頼メールの送信

※原則として初回のメール一斉送信は、Ceridian にて行います。

従業員に年末調整ウィザード入力依頼メールを送信します。
一覧で送信済みか未送信なのか等、状況を確認することも可能です。

何らかの理由でお客様から送信する必要がある場合、以下の手順で行ってください。

【年末調整ウィザード入力依頼メールの送信・管理
年末調整のウィザード入力依頼の管理画面からウィザード依頼メールを送信します。(管理者操作)
招待メール送信対象者を確認後、メール送信を行います。

①  管理者機能[年末調整]をクリックします。
② [年末調整]-「ウィザード入力依頼の管理」をクリックします。
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③ 対象者にチェックを入れてください。
④ 「選択を送信する」または「全未送信を送信する」ボタンをクリックしてください。
対象者を一括メール送信できます。

管理者機能[年末調整]ー[年末調整]ー「ウィザード入力依頼の管理」
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【年末調整ウィザード入力依頼リマインダー設定】
従業員に入力依頼メールを送信後に、情報の入力が未完了だった場合3回までリマインダー通知をすることが可能です。
設定する場合は以下の画面で指定します。
※代行会社(Ceridian)にて、設定されている場合もあります。

Ⅰ. リマインダーのカスタム・メッセージの設定(任意)
リマインダー通知メールに記載される文言を規定の内容から変更することが可能です。

① [会社の設定]をクリックします。
② [会社関連]-「カスタム・メッセージ」をクリックします。

管理者機能 [会社の設定] – [会社関連] – [カスタム・メッセージ]

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③ 「年末調整リマインダーテンプレート1」をクリックします。

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④  規定内容から、「メール件名」や「メッセージ本文」を変更したい内容に上書きします。
⑤ 「保存」をクリックします。
※複数回リマインダーを設定し、それぞれ規定文章から変更する場合は、「年末調整リマインダーテンプレート2(3)」から設定してください。

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※自分宛てにサンプルメールを送って確認する場合は、「サンプルメールを(この後はご自身の登録メールアドレスが表示されます)に送信する」をクリックしてください。
表示される提出期限はあくまでも仮の日付のため、実際と異なる場合があります。

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<メールサンプル>mceclip38.png

 

Ⅱ. リマインダー日の設定
① [年末調整]-「今年の設定」をクリックします。
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② 「自動リマインダー」の「編集」をクリックします。

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③  リマインダー日とテンプレートを設定します。
※「Ⅰ. リマインダーのカスタム・メッセージの設定(任意)」を行っていない場合、テンプレートは「年末調整のウィザード招待メール(規定値)」を選択してください。招待メールと同じ内容でリマインダーメールが送信されます。
④ 「保存」をクリックします。

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⑤ 設定した日付に自動的にウィザード未完了者に入力依頼メールが送信されます。

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※編集できない項目についてはCeridian側で設定変更をいたします。

 

次の「管理者用マニュアル②」はこちら

このマニュアルの英語版はこちらを参照してください。

 

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