カスタム・テーブルの項目は、ファイルのインポートで登録することができます。
ここでは、取込データの作成方法とアップロード方法について記載します。
「カスタム・テーブル」機能を、これから希望される際は弊社にご連絡ください
ファイルのインポートを利用するのは、以下のケースを想定しています。
新規データをアップロードする場合
カスタム・テーブルの利用を開始して、初めてデータを取り込む際や今まで登録データがなかった従業員のデータを取り込む際に使用する場合等です。
変更データをアップロードする場合
すでに登録データがあるが、登録済みの内容を変更したデータを取り込む際に使用する場合等です。
未登録項目データを追加アップロード場合
すでに登録データがあるが、未登録箇所のみに追加データ取込む際に使用する場合等です。
上記いずれの場合も、最初に取込用のテンプレートを準備して、それからWorkcloudにアップロードします。
1. 入力用のテンプレート準備
■新規データをアップロードする場合
■変更データをアップロードする場合
■未登録項目データを追加アップロードの場合
2. データのアップロード
1. 入力用のテンプレート準備
① 管理者機能の「データ・インポート」をクリックします。
② 「カスタム・テーブルのインポート」をクリックします。
③ ドロップダウンリストより対象のファイル名を選択します。
④「テンプレートをダウンロード」をクリックします。
⑤ ダウンロードしたテンプレートを開き、画面上部の「編集を有効にする」をクリックします。
ここまでは新規データ、変更データ、未登録項目のみアップロード、いずれも同じです。
■新規データをアップロードする場合
⑥（すでにカスタム・テーブルを使用している場合）他従業員のデータが反映されたファイルがダウンロードされます。従業員番号が入っている行すべてを削除してください。
まだデータが入っていない場合は、項目だけの空のテンプレートがダウンロードされます。
⑦ インポートする内容を入力します。必須項目はすべて入力してください。
※C列の「記録番号」は空欄のままにします。
※データ入力を開始した行をメモします。この後のアップロード時に必要になります。
上図の例の場合は「9」行目。
⑧ ファイル形式「.xls」を選択します。
⑨〈保存〉をクリックします。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
この後は「2. データのアップロード」に進みます。
■変更データをアップロードする場合
⑥ 登録データを変更したい従業員の行だけ残して、（データ変更しない）他の従業員の行は削除します。
（例）テンプレートK列9行目の「誕生日」を変更する場合
⑦ ファイルを開き、9行目K列のセルの内容を変更して上書きします。
未入力項目（例：体重）にもデータを登録したい場合は入力してください。
※C列の「記録番号」は変更しないでください。
⑧ 変更用テンプレートが完成しました。
※変更データ入力を開始した行をメモします。この後のアップロード時に必要になります。
上図の例の場合は「9」行目。
⑨ファイル形式「.xls」を選択します。
⑩〈保存〉をクリックします。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
この後は「2. データのアップロード」に進みます。
■未登録項目データを追加アップロードの場合
⑥ 未登録項目に入力したい従業員の行だけ残して、他の従業員の行は削除します。
（例）テンプレートL列9行目の「体重」を入力する場合
⑦ 追加で登録したい箇所に入力します。
※C列の「記録番号」はそのまま残します。
⑧ 追加データのテンプレートが完成しました。
※追加データ入力を開始した行をメモします。この後のアップロード時に必要になります。
上図の例の場合は「9」行目。
⑨ファイル形式「.xls」を選択します。
⑩〈保存〉をクリックします。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
この後は「2. データのアップロード」に進みます。
2. データのアップロード
① 管理者機能の「データ・インポート」をクリックします。
② 「カスタム・テーブルのインポート」をクリックします。
③ ドロップダウンリストより対象のファイル名（カスタム・テーブルの名称）をクリックします。
④ インポートするファイルを選択します。
⑤ 取り込みたい「データの最初の行番号」を選択します。
⑥「アップロード」をクリックします。
⑦ 表示されたデータを確認して、「インポートする」をクリックします。
※変更や未登録データのみの場合は、「入力状況」に『既存の上書き』と表示されます。
⑧ 画面上部に「〇件の記録をインポートしました。」と表示され、インポートが完了しました。
上図のように表示されます。
【補足】
カスタム・テーブルにインポートされたデータは記録番号の古い順から表示されます。そのため、自由に順番を入れ替えることはできません。
このマニュアルの英語版はこちらです。
Data import for Custom tables