管理者が複数従業員の有給休暇日を一括登録（アップロード）できる機能が2024年5月7日にリリースされました。
年次有給休暇の計画的付与等で使用する場合は、以下の手順で行ってください。
【制限事項】この機能で登録できる有給休暇は1日（全日）単位です。半日や時間単位での登録はできません。
初回
1. テンプレートの入力内容確認
2. テンプレートの作成
3. Workcloudにデータ取り込み
■データ取り込みの事前設定
■ファイルの取り込み
4. インポートしたデータの確認
2回目以降（列名称に変更なし）
1. テンプレートの作成
2. Workcloudにデータ取り込み
テンプレートの列名称を途中変更する場合
1. 名称設定の初期化
2. 列名称の設定とファイル取り込み
初回
1. テンプレートの入力内容確認
① 管理者機能［データ・インポート］をクリックします。
②「有給休暇データの入力」をクリックします
③「アップロード」をクリックします。
④ 入力用テンプレートに必要な3列（「社員番号」「日付」「申請に関する備考」）の内容が確認できます。
2. テンプレートの作成
① 新規作成でMicrosoft Excelワークシートを開きます。
1行目は空欄にします。
2行目に、１．の④で確認した、3列（「社員番号」「日付」「申請に関する備考」）を入力します。A列に「社員番号」、B列に「日付」、C列に「申請に関する備考」を入力します。
＜列名称と内容について＞
「社員番号」を「従業員番号」や、「申請に関する備考」を「申請の備考」等に名称変更するのは構いませんが、取り込み先の名称はデフォルト名称（「社員番号」「日付」「申請に関する備考」）です。取り込める内容もこの3列だけです。
② 3行目から取り込む内容を入力します。
A列に、対象従業員の社員番号を入力します。
B列に、その従業員の有給休暇の日付を入力します。
C列に、その有給休暇の日付の「申請に関する備考」に反映したい内容を入力してください（任意入力）。
1行で1人1日の日付で入力してください。1人の従業員に複数の日付で登録する、1人の従業員に連続した日付で登録する場合でもその日数分だけ入力が必要です。
上図例の場合、3行目から7行目までは社員番号131の同じ従業員で、対象日付は2024年5月21日～5月24日と2024年5月27日です。
③ 対象従業員全員の入力が終わったら、「名前を付けて保存」を行います。
必要に応じてファイル名称を変更してください。
ファイル形式は必ず「(*.xls)」を選択します。
④「保存」します。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
〈ファイル作成について〉
社員番号だけで対象従業員のファイルを作成するのに不安な場合は、「レポート＞全登録データのダウンロード」を行い、『人事マスター』の左3列（社員番号、従業員の姓、名）のコピー＆ペーストをおすすめします。
ファイルの準備ができたら、従業員の姓、名の2列を削除してください。
3. Workcloudにデータ取り込み
■データ取り込みの事前設定
初めてこの画面で有給休暇データのインポートを行う場合は、インポートの前にテンプレートの設定が必要です。
① 管理者機能［データ・インポート］をクリックします。
②「有給休暇データの入力」をクリックします。
③ 2.で作成したファイルを選択します。
④「アップロード」をクリックします。
⑤「社員番号」、「日付」、「申請に関する備考」（またはそれぞれに該当する名称）の列名称が表示されている行をクリックします。
⑥ 画面が切り替わります。
左側の「Workcloudの列名」の各名称は、右側の「シートの列名」の各項目のどれに該当するか選択してください。
※右側の各「シート列名」は2.の①で入力した項目名が表示されます。
⑦ 上図のように「シートの列名」の各項目を指定したら、「テンプレートを保存する」をクリックします。
⑧ シートの列名に⑦で指定した項目が反映されました。
「有給休暇データの入力」をクリックします。
■ファイルの取り込み
①「ファイルを選択」から、2.で作成したファイルを選択します。
②「アップロード」をクリックします。
③ 取り込む内容が表示されます。
社員番号に関する警告メッセージが表示される場合がありますが、無視して構いません。
「インポートする」をクリックします。
④ しばらくするとインポートが完了し、上図のような表示に切り替わります。
「申請に関する備考」で入力した内容は、ここでは表示されません。この後の「4. インポートしたデータの確認」から確認してください。
※続けて、有給休暇の一括登録用インポートファイルの2つ目を取り込む場合は「続けてデータを入力する」をクリックしてください。「ファイルの取り込み」画面が表示されるので、①から順に行ってください。
4. インポートしたデータの確認
各従業員の有給休暇日と「申請に関する備考」は、以下の画面で確認可能です。
■レポート画面
「管理者機能＞レポート」の休暇・不在関連の『月次休暇・不在実績』で対象のレポート月を指定して閲覧します。ダウンロードすることも可能です。
■個人画面
対象従業員の「従業員管理＞休暇・不在＞有休管理」画面でも参照できます。
画面右下では備考入力した内容も確認できます。
インポートした有給休暇日の記録者はインポート作業をおこなった従業員名、申請日付はインポートをおこなった日付が反映されます。
2回目以降（列名称に変更なし）
テンプレートの列名称（「2. テンプレートの作成」の①で設定した列名称。デフォルトは「社員番号」「日付」「申請に関する備考」）に変更がない場合は、1回目の手順から少し簡略化されます。
設定した列名称から変更する場合は、「テンプレートの列名称を途中変更する場合」を参照してください。
1. テンプレートの作成
① 今まで使用したテンプレートをコピーします。
コピーしたテンプレートを開きます。
② 1行目は空欄にします。
3行目から取り込む内容を入力します。
A列に、対象従業員の社員番号を入力します。
B列に、その従業員の有給休暇の日付を入力します。
C列に、その有給休暇の日付の「申請に関する備考」に反映したい内容を入力してください（任意入力）。
1行で1人1日の日付で入力してください。1人の従業員に複数の日付で登録する、1人の従業員に連続した日付で登録する場合でもその日数分だけ入力が必要です。
上図例の場合、3行目から7行目までは社員番号203の同じ従業員で、対象日付は2024年6月3日～6月6日と2024年6月10日です。
③ 対象従業員全員の入力が終わったら、「名前を付けて保存」を行います。
必要に応じてファイル名称を変更してください。
ファイル形式は必ず「(*.xls)」を選択します。
④「保存」します。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
〈ファイル作成について〉
社員番号だけで対象従業員のファイルを作成するのに不安な場合は、「レポート＞全登録データのダウンロード」を行い、『人事マスター』の左3列（社員番号、従業員の姓、名）のコピー＆ペーストをおすすめします。
ファイルの準備ができたら、従業員の姓、名の2列を削除してください。
2. Workcloudにデータ取り込み
① 管理者機能［データ・インポート］をクリックします。
②「有給休暇データの入力」をクリックします。
③ 1.で作成したファイルを選択します。
④「アップロード」をクリックします。
※1回の取り込み時にテンプレートの設定を行ったため、2回目以降は「テンプレートの設定を変更する」リンクが表示されています。テンプレートの列名称を変更しない限りこのリンクは使用しません。
⑤ 取り込む内容が表示されます。
社員番号に関する警告メッセージが表示される場合がありますが、無視して構いません。
「インポートする」をクリックします。
⑥ しばらくするとインポートが完了し、上図のような表示に切り替わります。
※「申請に関する備考」で入力した内容は、ここでは表示されません。
続けて、有給休暇の一括登録用インポートファイルの2つ目を取り込む場合は「続けてデータを入力する」をクリックしてください。「ファイルの取り込み」画面が表示されるので、①から順に行ってください。
インポートしたデータの確認方法（「申請に関する備考」含む）は「4. インポートしたデータの確認」を参照してください。
テンプレートの列名称を途中変更する場合
テンプレートの列名称（「2. テンプレートの作成」の①で設定した列名称。デフォルトは「社員番号」「日付」「申請に関する備考」）を途中で変更する場合は、名称設定の初期化が必要です。その後に新しい列名称のテンプレートを登録します。
1. 名称設定の初期化
① 管理者機能［データ・インポート］をクリックします。
②「有給休暇データの入力」をクリックします。
③「テンプレートの設定を変更する」をクリックします。
④「ファイルを選択」をクリックして、今まで使用していた列名称が登録されているファイルを指定します。
⑤「アップロード」をクリックします。
⑥「シートの列名」はすべて「選択してください」を指定します。
⑦「テンプレートを保存する」をクリックします。
⑧ 列名称はすべて未設定（初期化）になりました。
⑨「有給休暇データの入力」をクリックします。
2. 列名称の設定とファイル取り込み
① 変更する列名称でExcelテンプレートを作成します。
1行目は空欄にします。
2行目のA列から変更する名称を設定します。
（デフォルト名称：A列「社員番号」、B列「日付」、C列「申請に関する備考」）
3行目からの対象従業員の有給休暇のデータ作成方法は今までと同じです。
入力完了したら保存します。ファイル形式は必ず「(*.xls)」を選択します。
＜列名称と内容について＞
テンプレートの名称変更を変更することはできますが、取り込み先の名称はデフォルト名称（「社員番号」「日付」「申請に関する備考」）です。取り込める内容もこの3列だけです。
② ①で作成したファイルを選択します。
③「アップロード」をクリックします。
④「社員番号」、「日付」、「申請に関する備考」に該当する列名称が表示されている行をクリックします。
⑤ 画面が切り替わります。
左側の「Workcloudの列名」の各名称は「シートの列名」の各項目のどれに該当するか選択してください。
※右側の各「シート列名」は2.の①で入力した項目名が表示されます。
⑥「テンプレートを保存する」をクリックします。
⑦「有給休暇データの入力」をクリックします。
⑧ ①で作成したファイルを指定します。
⑨「アップロード」をクリックします。
次の画面で取り込み内容が表示されます。この後のインポートや確認手順は今までと同じです。
アップロード時の主なエラーメッセージ
■有給・無給休暇は公休日に申請できません。
原因と対処方法
土曜や日曜等の公休日の日付を入力しています。
エラーの社員番号を確認して、その従業員の入力日付を見直してください。入力日付が間違っていた場合、その従業員のアップロードできなかった該当日を修正してその日付のみファイルをアップロードし直してください。
エラー数が少ない場合は、対象従業員の「従業員管理＞休暇・不在＞有休管理」画面から登録することをおすすめします。
■20XX年の有休時間数が足りません。
原因
エラーの社員番号の従業員は、ファイルに入力した日数が対象年の有休時間（日数）に足りていません。
対象年の残日数のみの日数で設定しました。
（例）2024年の有給休暇残日数は2日だが、ファイルでは5日分入力していた。（反映は2日分のみ）
■アップロード日に休暇が記録されています。
原因
エラーの社員番号の従業員は、ファイルに入力した日付がすでに有給休暇の登録があります。
対象日付はメッセージの後ろに記載されています。
■あなたの承認者は未設定のため、休暇・不在申請ができません。
原因と対処方法
エラーの社員番号の従業員には承認者が設定されていません。承認者を設定した後にその従業員のみファイルをアップロードしてください。
エラー数が少ない場合は対象従業員の「従業員管理＞休暇・不在＞有休管理」画面から登録することをおすすめします。
このマニュアルの英語版はこちらを参照してください。
Import paid leaves