年次有給休暇以外の特別休暇を、一人一人に付与するのではなく一括で付与する場合は以下の手順で行ってください。
※2023年12月4日リリースで、この作業で使用するテンプレートファイルに変更がありました。
以前ダウンロードしたテンプレートファイルを使用してインポートするとエラーが発生します。新たにファイルをダウンロードしてから下記の作業を行ってください。
１．入力用テンプレートのダウンロード
２．テンプレートの作成
［1人の従業員に複数の特別休暇を付与する場合］
３．Workcloudにデータ取り込み
４．インポートしたデータの確認
［2023年12月4日リリース］インポート用ファイルと記載方法の変更
１．入力用テンプレートのダウンロード
① 管理者機能［データ・インポート］をクリックします。
②「すべてのマスターデータをインポートする」をクリックします。
③「空白のテンプレートをダウンロードする」をクリックします。
ダウンロード先を指定して〈保存〉してください。
④ ダウンロードしたテンプレートを開き、「編集を有効にする」をクリックします。
⑤「特別休暇残高」を残し、他のシートは削除します。
⑥「特別休暇残高」だけの入力用テンプレートが出来上がりました。
２．テンプレートの作成
１．でダウンロードしたテンプレートファイルにデータを作成します。
■入力する特別休暇の確認
入力する特別休暇を確認します。
「会社の設定＞休暇関連＞特別休暇」画面を参照します。
名称について画面コピーを取るかメモを取ります。
■テンプレートに入力
インポートに必要な各事項をテンプレートに入力します。
① 対象社員の社員番号、氏名、休暇名、付与年、特別休暇の開始日・終了日や最大日数等を入力します。
※慣れている方は、社員番号、従業員の姓・名を「レポート＞全登録データのダウンロード」を行い、『人事マスター』の左3列をコピー＆ペーストをおすすめします。
② 対象従業員全員の入力が終わったら、「名前を付けて保存」を行います。
必ず『Excel97-2003ブック(*. xls)』を選択します。
③ ＜保存＞します。
※互換性チェックの確認画面が表示された場合は、「続行」をクリックしてください。
［1人の従業員に複数の特別休暇を付与する場合］
1人の従業員に複数の特別休暇を付与する場合、複数行必要です。
上記のように、付与する特別休暇の数だけ行数が必要です。
各行でそれぞれの特別休暇の内容を入力してください。
３．Workcloudにデータ取り込み
２．で作成したインポート用ファイルをWorkcloudに取り込みます。
① 管理者機能［データ・インポート］をクリックします。
②「すべてのマスターデータをインポートする」をクリックします。
③ ２．で作成したファイルを選択します。
④「アップロード」をクリックします。
⑤ 取り込む特別休暇の件数が表示されます（取り込む行数ではありません）。
確認して「インポートする」をクリックします。
⑥ しばらくするとインポートが完了し、上図のような表示に切り替わります。
４．インポートしたデータの確認
各従業員の特別休暇は以下の画面で確認可能です。
■レポート画面
「管理者機能＞レポート」の休暇・不在関連の『特別休暇日数』から閲覧可能です。ダウンロードすることも可能です。
■個人画面
対象従業員の「従業員管理＞休暇・不在＞特別休暇」画面でも参照できます。
［2023年12月4日リリース］インポート用ファイルと記載方法の変更
2023年12月4日のリリースで特別休暇付与用のこのテンプレートファイルの仕様が変更になりました。
2023年12月4日以前にダウンロードしたファイルのこのシート（「特別休暇残高」シート）は使用できません。
新たにテンプレートファイルをダウンロードしてご使用ください。
2023年12月4日以前は、1人の従業員に複数の特別休暇を付与する場合でも使用する行は1行でした。
「休暇名1」に1つ目の特別休暇名、その右列に1つ目の特別休暇に関する内容、「休暇名2」で2つ目の特別休暇名、その右列に2つ目の特別休暇に関する内容を入力していました。
2023年12月4日以降は、1人の従業員に複数の特別休暇を付与する場合は必要な特別休暇の数だけ行数が必要です。
このマニュアルの英語版はこちらを参照してください。
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