オフィス勤務の設定（上長の承認を必要とする）と承認 – Workcloudヘルプセンター

2021年2月9日リリースで、オフィス勤務に申請機能が追加になりました。
今までオフィス勤務を使用してなかったお客様がこれからオフィス勤務を使用する場合は、以下の手順で設定後に使用してください。
※月間タイムシートの勤務日数全てを実費払いにする場合は、オフィス勤務は使用しません。

ー「オフィス勤務（上長の承認を必要とする）」とは？ー

月額で支給している通勤手当・交通費を、出勤した日数の実費で支払うことが可能です。
タイムシートの出勤日のうちオフィスに出勤した日だけ通勤手当を支給する、といった場合にオフィスに勤務した日を区別することを「オフィス勤務」と呼んでいます。
例：在宅勤務日とオフィス出勤勤務日があり、オフィス出勤の日数だけ支給する。

従業員はオフィスに出勤した日は別途申請を行い、必ず上長の承認を必要とします。
※上長の承認を必要とせずに、自己承認で良い場合はこちらを参照してください。
　「オフィス勤務の設定（上長の承認を必要としない）」

設定
 Step1 申請機能をオンにする
　■一括で全従業員の設定をする場合（2023/03/06リリース）
Step2 日額と月額の両方の通勤手当・交通費を設定できるように変更する
 Step3 【対象の従業員】通勤手当の設定を変更する
　■従業員種類単位で「オフィスでの勤務日のみ通勤手当を支払う（日当）：はい」設定にする場合（2023/12/04リリース）
Step4 【対象の従業員】タイムシートにオフィス勤務の表示をする

承認方法
 【対象従業員の上長】申請されたオフィス出勤を承認する
 給与明細

設定

Step1 申請機能をオンにする

①「会社の設定」をクリックします。
②［勤怠関連］－［勤怠管理］をクリックします。

③「勤怠管理の設定」を編集から開きます。

④「オフィス勤務申請の利用」をオンにします。
「オフィス勤務申請の承認方法」を『1段承認（上長のみ）』に設定します。
〈保存〉します。

一括で全従業員の設定をする場合（2023/03/06リリース）

全従業員が「オフィス勤務申請を利用する」場合に、一括で設定することが出来ます。

「全従業員のオフィス勤務申請の利用」をオンにします。

[従業員管理] – [基本設定] – [タイムシート管理]の「オフィス勤務申請を利用する」が一括でオンとなります。

【注意事項】
「全従業員のオフィス勤務申請の利用：オン」にすると、これまでオフィス勤務申請を利用しない設定にしていた従業員も含め、全ての従業員の設定が「オフィス勤務申請を利用する：オン」になります。
利用しない従業員については、再度[従業員管理] – [基本設定] – [タイムシート管理]の「オフィス勤務申請を利用する：オフ」設定が必要なため、使用途中での設定変更には注意してください。

Step2 日額と月額の両方の通勤手当・交通費を設定できるように変更する

①「従業員種類の設定」をクリックします。
②　オフィス機能を使用する従業員種類の「給与計算」をクリックします。

③「編集」をクリックします。

④　通勤手当設定の頻度で「通勤手当の頻度」を『一日単位』と『1ヶ月』の両方にチェック入れます。

その月の合計と月額を比較して金額が低い方を支給する場合は、「1日単位の合計と1ヶ月の通勤手当のうち低い方を使用する：はい』に設定します。
　　例　1日単位1000円　　月額15000円　1月の出勤日数が16日
　　　　「はい」設定　　 15000円を支給します（月額15000円の方が低いため）
　　　　「いいえ」設定　 16000円を支給します

⑤〈保存〉をクリックします。
　
　※従業員種類毎に設定が必要です。
　　全社的に設定する場合は、全ての従業員種類で変更してください。

Step3 【対象の従業員】通勤手当の設定を変更する

① 社員番号、名前（漢字／カタカナ／英語）を入力し、オフィス勤務を使用する従業員を検索します。

②「従業員管理＞従業員の設定＞通勤手当・交通費」画面で『現行の通勤手当』の編集をクリックします。
※『現行の通勤手当』がない場合は、⑤から設定してください。

③「通勤手当終了日」の日付を設定します。
④〈保存〉をクリックします。

⑤「新規通勤手当を追加する」をクリックします。

⑥「通勤手当開始日」等、必要な内容を入力します。
　「通勤手当の期間」を『一日単位』に設定します。
　「非課税通勤手当・交通費」「課税通勤手当・交通費」で月額の金額を設定します。
　「日当通勤手当」で1日単位の金額を設定します。

⑦〈保存〉をクリックします。

「オフィス勤務申請設定」の編集から、『オフィス内で働く勤務日のみ通勤手当を支払う（日当）：はい』の設定で保存します。
この設定で、出勤日数のうちオフィス勤務日数×日当通勤手当の合計がその月の通勤手当・交通費になります。
※「1日単位の合計と1ヶ月の通勤手当のうち低い方を使用する：はい」の設定の場合、比較して低い金額が採用されます。

従業員種類単位で「オフィスでの勤務日のみ通勤手当を支払う（日当）：はい」設定にする場合（2023/12/04リリース）

従業員種類単位で「オフィスでの勤務日のみ通勤手当を支払う（日当）：はい」の設定ができるようになります。
この設定に変更後は、新規追加した従業員の中で対象の従業員種類に該当した場合は自動で「オフィスでの勤務日のみ通勤手当を支払う（日当）：はい（従業員種類の設定）」の設定になります。
従業員種類単位で設定を「はい」に変更したい場合は、弊社サポートまでご連絡ください。

［変更した場合の注意点］
「はい」設定にした場合、すでに登録済みの従業員が2023年12月4日リリース前かリリース後に登録したかによって、上図の個人画面の表示や雇用条件変更した際の挙動が異なります。
■2023年12月４日リリース前に登録していた従業員
設定変更しても個人の設定に影響しません。設定内容「いいえ」のままです。
設定変更した従業員種類に途中で雇用条件変更した場合でも、個人の設定内容は変わらず「いいえ」のままです。

※個人設定が「はい」設定で、従業員種類で「いいえ」に変更した場合も個人設定は影響受けません。「はい」設定のままです。

■2023年12月4日リリース後に登録した従業員
従業員種類設定の「オフィスでの勤務日のみ通勤手当を支払う（日当）」の内容が影響します。
設定をはい（またははい→いいえ）に変更すると個人画面の設定も変わります。
設定変更した従業員種類に途中で雇用条件変更した場合も、個人の設定内容が変わります。

［設定を変更しない場合の画面上の変更点］
設定を変更しない場合でも、個人設定画面の表示や編集画面に若干変更があります。
■リリース後の個人設定画面

編集画面の設定箇所はプルダウンメニューに変わりました。「はい」の場合はプルダウンメニューから変更します。
※2023年12月4日リリースで「いいえ（従業員種類の設定）」が追加になりました。
「いいえ」はリリース前に登録していた「いいえ」設定の従業員に設定されています。
「いいえ（従業員種類の設定）」はリリース後に登録した従業員で、従業員種類の設定で「いいえ」に該当する従業員種類の場合に自動で設定されています。